Oleh: Yuniawati Ekaningrum, S.E., M.Sc.
Kegiatan berwisata saat ini tidak hanya berjalan jalan, mengunjungi destinasi alam, budaya, buatan, petualangan saja, tetapi saat ini kegiatan wisasta semakin sering dilakukan dengan banyaknya kegitan-kegiatan organisasi seperti melakukan rapat-rapat ataupun pertemuan-pertemuan di tempat wisata. Perjalanan wisata yang dilakukan oleh wisatawan tersebut yang di imbangi dnegan MICE merupakan industry yang baru dan sedang berkembang dengan angka pertumbuhan yang cepat.
Berikut akan disampaikan Asosiasi pelaku kegiatan MICE (Meeting, Incentive, Conference, Exhibition) :
ASOSIASI PENYELENGGARA KONVENSI
Asosiasi
Untuk membantu terselenggaranya kegiatan MICE secara professional, perlu adanya dukungan dari asosiasi yang secara jelas dan memberikan petunjuk secara nyata, memiliki kode etik yang sejalan dengan petunjuk yang dikeluarkan oleh pemerintah. Organisasi tersebut dapat berupa organisasi perdagangan, media, organisasi kepariwisataan Tingkat nasional atau internasional, konsultan, dan institusi Pendidikan.
Beberapa tujuan pembentukan organisasi, adalah untuk mendukung lancarnya kegiatan yang diselenggarakan anggotanya, memudahkan konsumen melakukan kontak dengan banyak pihak yang berhubungan dengan penyelenggaraan kegiatan MICE.
Dan asosiasi dibentuk untuk memberikan pelayanan kepada anggotanya dengan akrivitas seperti melakukan pendekatan terhadap pengguna dan penyedia jasa MICE, membentuk kode etik dalam tatanan kegiatan MICE, pemasaran dan promosi, memberikan pendidikan dan pelatihan, melakukan penelitian serta memberikan informasi. Dalam industry MICE banyak asosiasi yang memiliki keanggotaan internasional walaupun tidak jarang juga dalam lingkup nasional.
Beberapa asosiasi internasional industry MICE, antara lain :
- Asian Association of Convention and Visitor Beraus (AACVB)
- Eroupean Federation of Converence Towns (EFCT)
- International Association of Convention and Visitor Bureaus (IACVB)
- International Congress & Convention Association (ICCA)
- Incentive Travel and Meeeting Association (ITMA)
- Meeting Professionals International (MPI)
- Professional Convention Management Association (PCMA)
- International Association of Professional Congress Organizers (IAPCO)
Media
Indusstri konferensi juga menerbitkan majalah secara periodic, baik bulanan atau pertiga bulanan. Majalah tersebut berisi perkembangan baru di industri MICE, artikel memuat topik hangat tentan industri MICE, jenis event sukses yang diselenggarakan, laporan destinasi penyelenggaraan kegiatan MICE dan masih banyak lagi yang berhubungan dengan penyelenggaraan MICE.
Sebagai media yang selalu mengikuti perkembangan yang terjadi di industri MICE, tentunya banyak pihak yang membutuhkan dalam pengembangan bisnisnya, sehingga selalu sesuai dengan perkembangan yang ada. Informasi yang diberikan tidak hanya media cetak, tetapi media elektronik juga yang mempermudah informasi sampai kepada pihak-pihak yang membutuhkan. Informasi tentang kegiatan MICE saat ini sudah dengan mudah dapat dilihat melalui jaringan internet. Pengiriman berita tentang informasi terbaru kegiatan MICE di dunia melalui email telah banyak digunakan penyelenggaraan sebagai media yang efektif dan efisien.
Organisasi Kepariwisataan
Banyak negara memiliki organisasi kepariwisataan (national tourism board) yang didanai pemerintah untuk mempromosikan kegiatan kepariwisataan secara internasional. Mengapa? Karena bisnis MICE berada dalam konteks pariwisata, maka banyak negara menggunakan organisasi ini untuk kepentingan promosi dan pemasaran kegaitan MICE, tetapi ada juga yang menyelenggarakan sebagai kebijakan saja. Dalam sektor konferensi yang menjadi bagian dari organisasi kepariwisataan, biasanya dibentuk biro konferensi dan konvensi tersendiri yang salah satu tujuannya adalah memasarkan kegiatan MICE.
Konsultan
Konsultan memainkan peran yang penting dalam menyelenggarakan kegaitan MICE. Konsultan akan mendapat pembayaran atau proyek yang dikerjakan dan diterima sebagai penyedia jasanya.
Jenis jasa yang diberikan oleh konsultan :
- Melakukan studi kelayakan untuk mendirikan dan meyelenggarakan kegiatan konvensi baru
- Memberikan strategi pemasaran untuk destinasi atau tempat penyelenggaraan
- Memberikan masukan untuk pendirian pusat konferensi atau masukan untuk memperbaharui tempat yang telah ada
- Memberikan masukan untuk pasar potensial bagi pusat konferensi
Institusi Pendidikan
Memberikan pendidikan dan pelatihan bagi sumberdaya di industri MICE merupakan hal yang sangat penting bagi keberlangsungan industri ini. Karena perkembangannya yang pesat, sehingga banyak institusi Pendidikan seperti akademi, politeknik, dan universitas mulai memasukkan bisnis MICE dalam silabusnya karena melihat permintaan akan SDM bidang MICE mulai meningkat.
Asosiasi dan organisasi kepariwisataan lainnya juga mulai melihat peluang perlunya SDM yang kompeten dalam industri MICE, sehingga merekapun turut berperan serta dalam peningkatan SDM yang mereka miliki dalam pelaksanaan pelatihan singkat bidang MICE yang tentunya memberikan peningkatan kemampuan dalam industry ini.
PESERTA KEGIATAN MICE
Dalam kaitannya dengan wisata konvensi, aneka ragam organisasi ini disederhanakan kelompok jenisnya, dipilah-pilah dengan maksud memudahkan pengaturannya bila suatu organisasi atau asosiasi hendak menyelenggarakan kegiatan termasuk dalam kategori MICE. Berdasarkan penelitian yang ada, organisasi atau asosiasi biasanya menyelenggarakan pertemuan-pertemuan di properti Gedung pusat konvensi, balai siding atau hotel menengah dan besar.
- Asosiasi Profesi (Professional Association)
- Organisasi Ilmiah (scientific Organization)
- Perhimpunan Pendidikan (Educational Organization)
PROFIL PENEYLENGGARA KONVENSI
Berdasarkan karakteristik umum dalam praktek penyelenggaraan konvensi internasional, profil penyelenggara konvensi dapat digolongkan ke dalam 6 (enam) segmentasi, yaitu :
- International Congress
Konvensi yang diselenggarakan dan dihadiri oleh peserta dari keanggotaan organisasi internasional yang besar atau di bawah naungan PBB, misalkan UNDP, WTP, WHO, ILO, dan lain-lain.
- Association Convention
Konvensi yang pada umumnya diselenggarakan oleh suatu organisasi profesi baik tingkat nasional, regional, maupun internasional seperti IDI, Asosiasi LNG dunia dan lain-lain. Termasuk ke dalam jenis ini adalah “Off Shore Meeting”, yaitu pertemuan suatu asosiasi nasional negara tertentu yang diselenggarakan di luar negeri, misalnya pertemuan ahli kedokteran Australia yang diselenggarakan di Bali
- Inventive Travel Programme
Merupakan keterpaduan program pertemuan dan perjalanan yang dilakukan oleh perusahaan besar dengan para karyawannya atau dealer/agen khusus dari perusahaan tersebut dengan mengundang atau mengadakan perjalanan keluar negeri karena dianggap telah memajukan perusahaannya (award). Program ini biasa disebut sebagai “Motivatonal Travel Programme” (Perusahaan besar di Amerika dan Jepang banyak melakukan program ini sebagai suatu bonus dari Perusahaan)
- Company & Corporate Meeting Event
Suatu pertemuan yang pada umumnya berupa rapat antar keanggotaan suatu direksi perusahaan/badan usaha/perkumpulan/intansi dengan karyawannya atau mitra kerjanya (Board Meetings) seperti Sales Seminar, Sales Conference, Raker Departemen Pemerintahan.
- Trade Fair & Exhibition
Suatu kegiatan penyelenggaraan pameran dan atau penjualan suatu produk dari berbagai hasil industry, perdagangan dan jasa dalam suatu arena dalam waktu tertentu lingkup daerah, nasional, regional, maupun internasional
- Small Meeting & Classicaly
Suatu kegiatan penyelenggaraan pertemuan dalam skala kecil lebih terstruktur dengan pola pendekatan substanti pencerahan (seminar), pembahasan (technical meeting), pelatihan (learning by doing) yang dikondisikan dalam suatu ruang serta dalam waktu tertentu biasanya skala daerah, nasional, regional maupun internasional.
Dokumentasi kegiatan MICE :
Sumber Referensi :
- M. Kesrul, 2004, Meeting, Incentive Trip, Conference, Exhibition, cetakan pertama, GRAHA ILMU, Yogyakarta
- Nyoman Dini Andiani, 2014, Pengelolaan Wisata Konvensi, cetakan pertama, GRAHA ILMU, Yogyakarta