Oleh: Agus Sudarsono, S.ST.Par., M.Par.
Pendahuluan
Dalam industri perhotelan, Banquet Event Order (BEO) adalah dokumen penting yang berfungsi sebagai panduan operasional untuk acara yang diselenggarakan di hotel, seperti pernikahan, seminar, konferensi, atau jamuan makan. BEO memastikan semua departemen terkait (banquet, F&B, housekeeping, AV technician) memahami detail acara sehingga pelayanan berjalan lancar.
1. Pengertian dan Fungsi BEO
Banquet Event Order (BEO) adalah dokumen resmi yang berisi seluruh informasi teknis dan logistik suatu acara di hotel. Dokumen ini disusun oleh Event Sales/ Banquet Manager dan disetujui oleh klien sebelum pelaksanaan acara.
Fungsi BEO:
✅ Pedoman Operasional – Memastikan semua tim (F&B, banquet, teknik) bekerja sesuai rencana.
✅ Alat Komunikasi – Menghindari miskomunikasi antar-departemen.
✅ Dokumen Kontrak – Sebagai bukti kesepakatan antara hotel dan klien.
✅ Catatan untuk Evaluasi – Bahan review pasca-acara untuk perbaikan layanan.
2. Komponen Penting dalam BEO
Sebuah BEO yang baik harus mencakup informasi berikut:
A. Informasi Dasar Acara
- Nama acara
- Nama klien & kontak
- Tanggal & waktu acara
- Lokasi (ballroom, meeting room, outdoor area)
- Jumlah tamu yang diestimasi
B. Rincian Layanan Makan & Minuman (F&B)
- Jenis hidangan (breakfast, lunch, dinner, coffee break)
- Menu lengkap (termasuk opsi vegetarian & alergen)
- Jadwal penyajian
- Kebutuhan peralatan (china ware, glassware, buffet setup)
C. Tata Ruang dan Dekorasi
- Denah tempat duduk (table plan)
- Jenis dekorasi (flower arrangement, backdrop, lighting)
- Spesifikasi panggung (stage, podium, screen)
D. Kebutuhan Teknis (Audio Visual & Equipment)
- Sound system, microphone, projector
- Koneksi internet (Wi-Fi speed & kapasitas)
- List tambahan (power supply, extension cable)
E. Jadwal Acara (Run Sheet)
- Timeline lengkap (registrasi, sambutan, makan, sesi presentasi)
- Titik kunci yang perlu diperhatikan (speech, cake cutting, door prize)
F. Pembayaran dan Ketentuan Lain
- Total biaya & deposit yang sudah dibayar
- Kebijakan pembatalan
- Kontak darurat (event coordinator, supervisor)
3. Contoh BEO untuk Berbagai Acara
Contoh 1: BEO untuk Pernikahan
Nama Acara: Wedding Reception – Amanda & Brian
Tanggal: 15 November 2024
Waktu: 17.00 – 22.00
Lokasi: Grand Ballroom
Jumlah Tamu: 150 orang
F&B Services:
- Welcome drink: Sparkling juice
- Menu: 4-course plated dinner (opsi beef/chicken/fish)
- Wedding cake: 3-tier vanilla & chocolate
- Beverage package: 2-hour free flow soft drinks
Dekorasi:
- White floral centerpiece
- Ivory tablecloth with gold runner
- LED uplighting (warm white)
Run Sheet:
- 17.00: Guest arrival & cocktail
- 18.30: Grand entrance
- 19.00: Dinner served
- 20.30: Cake cutting & first dance
Contoh 2: BEO untuk Seminar Perusahaan
Nama Acara: Annual Corporate Meeting – PT XYZ
Tanggal: 5 Desember 2024
Waktu: 08.00 – 16.00
Lokasi: Emerald Meeting Room
Jumlah Peserta: 50 orang
F&B Services:
- Morning: Coffee break (pastry, fruits, coffee/tea)
- Lunch: Buffet (Indonesian & Western options)
- Afternoon: Snack box
Technical Needs:
- LCD projector + screen
- Wireless microphone
- High-speed Wi-Fi
Room Setup:
- U-shape seating
- Whiteboard & flipchart
- Name tags & notepads
4. Template BEO (Siap Pakai)
BANQUET EVENT ORDER
Hotel Name: [Nama Hotel]
Event Name: [Nama Acara]
Client: [Nama Klien] | Phone: [Kontak]
Event Date: [DD/MM/YYYY]
Venue: [Ballroom/Meeting Room]
Guest Count: [XX persons]
F&B DETAILS
☑ Meal Type: [Breakfast/Lunch/Dinner]
☑ Menu: [Detail menu]
☑ Beverage: [Included/ Cash bar]
ROOM SETUP
☐ Style: [Theater/Classroom/U-shape]
☐ Special Requests: [Dekorasi, bunga, dll.]
TECHNICAL REQUIREMENTS
☐ AV: [Projector/Sound system]
☐ Other: [Wi-Fi/Extension cord]
RUN OF SHOW
| Time | Activity | Remarks |
| 09.00 | Registration | Team in charge: [Nama] |
| 10.00 | Opening Speech | Mic 1 ready |
BILLING INSTRUCTIONS
Total Cost: [Rp XXXX]
Deposit Paid: [Rp XXXX]
Balance Due: [Rp XXXX]
Prepared by: [Nama Sales]
Approved by: [Nama Klien]
Sumber Referensi:
Goldblatt, J. (2014). *Special Events: A New Generation and the Next Frontier* (7th ed.). Wiley.
Vallen, G. K., & Vallen, J. J. (2021). *Check-In Check-Out: Managing Hotel Operations* (9th ed.). Pearson.
Park, J. (2018). “Effective Banquet Event Orders (BEOs) for Seamless Event Execution”. *International Journal of Hospitality Management*, 35(2), 45-60
Event Industry News. (2022). *The Ultimate Guide to Banquet Event Orders*. Diakses dari [https://www.eventindustrynews.com/banquet-event-orders]
APEX (Accepted Practices Exchange). (2020). *Event Planning Standards: Banquet & Catering Protocols*. Convention Industry Council.