Oleh: Agus Sudarsono, S.ST.Par., M.Par.
Basis data adalah suatu susunan atau kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehinga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.
Suatu basis data didefinisikan sebagai suatu kumpulan data yang disatukan di dalam suatu organisasi. Organisasi dapat berupa perusahaan, departemen Sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi atau perusahaan sehinga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk mengambil keputusan.
Basis data konsumen merupakan salah satu aspek krusial dalam bisnis perhotelan supaya bisa menerapkan pemasaran dan pemeliharaan yang efektif. Contoh basis data hotel yang dapat diandalkan meliputi info terkait demografi, kebiasaan memesan kamar hotel, dan lain sebagainya sangat membantu dalam menyusun strategi yang sukses ke depannya. hal ini di mulai dari Sistem informasi hotel terintegrasi merupakan sistem informasi yang terdiri dari banyak bagian dari masing-masing proses bisnis dan menjadi satu kesatuan sistem. Sistem terintegrasi membutuhkan peran serta user secara maksimal, karena antara satu proses dengan proses yang lainnya saling mempengaruhi. Apabila tidak ada partisipasi yang aktif dari masing-masing user pada sistem ini maka sistem tidak dapat bermanfaat secara optimal untuk perusahaan.
- Informasi
Informasi mempunyai manfaat dan peranan yang sangat dominan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Tanpa adanya informasi stakeholder pada perusahaan tidak dapat mengambil keputusan bisnis untuk kepentingan perusahaan. Informasi adalah data yang telah dikelola yang mempunyai arti dan nilai untuk penerima informasi.sedangkan Sistem informasi adalah suatu sistem yang mengumpulkan, menyimpan, menjaga, memproses dan memberikan informasi yang penting untuk organisasi dan masyarakat dengan cara membuat informasi yang dapat diakses dan berguna untuk siapa saja yang ingin menggunakannya, termasuk manajemen, klien, staf dan lain-lain (Pilipic dan Simunic, 2009).
Perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat memberikan tantangan bagi perusahaan untuk memanfaatkan teknologi informasi dalam memenangkan persaingan bisnis dengan kompetitor lainnya. Teknologi informasi merupakan media yang digunakan dalam mengelola informasi dan menyempaikan informasi kepada pihak-pihak yang membutuhkan informasi
Tujuan sebuah organisasi menggunakan sistem informasi/teknologi informasi adalah sebagai berikut:
a. Penyelarasan sistem informasi/teknologi informasi dengan bisnis.
b. Mendapatkan keuntungan kompetitif dari bisnis dengan menggunakan sistem informasi/teknologi informasi.
c. Mendapatkan cost-effective, infrastruktur teknologi yang fleksibel untuk masa depan.
d. Mengembangkan sumber daya dan kompetensi yang memedai untuk membangun sistem informasi/teknologi informasi lintas organisasi.
- menyusunnya
Berikut ini adalah beberapa fungsi penting basis data hotel yang sangat penting:
1. Target & Retarget Pasar Sebagian besar hotel memanfaatkan informasi sebelumnya terkait tamu mereka untuk membantu lebih memahami tamu di tingkat individu. Tamu hotel memiliki keunikannya masing-masing, ada yang gemar liburan sendiri, liburan dengan keluarga, sampai yang melakukan perjalanan bisnis. Ada juga yang anggarannya terbatas dan yang tak terbatas.
Berbagai info ini bisa didapat dari basis data hotel. Dengan melihat keunikan masing-masing tamu, maka akan lebih mudah untuk menargetkan pasar dan kembali menargetkan tamu-tamu hotel yang sudah pernah menginap di sana.
2. Marketing Personal Salah satu fungsi basis data hotel adalah untuk membuat strategi marketing yang lebih personal ke pelanggan. Info personal dari database akan mempermudah pihak manajemen hotel untuk menyusun strategi pemasaran yang terasa lebih relevan dengan pelanggan.
Misalnya, data yang tersimpan di database hotel adalah alamat email atau nomor HP tamu. Dengan begitu, pihak hotel dapat mengirimkan promo menarik selanjutnya via email atau nomor HP yang sudah diberikan oleh tamu tersebut.
Sistem yang Bisa Diterapkan untuk Menyusun Basis Data Hotel
pihak hotel harus menciptakan cara untuk mendapatkan data yang dibutuhkan. Ada 2 sistem yang bisa diterapkan, yaitu:
1. Data Pre Check In Pilihan pertama untuk mengumpulkan data tamu hotel adalah dengan sistem check in online yang saat ini banyak diterapkan. Menawarkan tamu agar bisa melakukan pre check in akan sangat membantu mereka mendapat layanan lebih cepat dan nyaman, sehingga tamu mendapat pengalaman yang menyenangkan sejak awal. Selain itu, pihak hotel dapat mengumpulkan data yang terpercaya.
Pre check in secara online membantu proses check in menjadi lebih simpel dan meningkatkan produktivitas resepsionis. Bukan resepsionis yang membantu check in secara manual, tapi tamu yang check in sendiri. Begitu sampai, tamu tinggal mengidentifikasi diri dan bisa langsung mendapat kunci kamar.
Tentu saja, sistem pre check in secara online hanya bisa dilakukan oleh tamu yang sudah memesan kamar secara online sebelumnya. Bagi tamu yang tidak memesan kamar secara online, tidak bisa dikumpulkan datanya dengan metode ini.
2. Data dari Wi-Fi Sosial Salah satu fasilitas yang wajib ada di hotel sekarang adalah Wi-Fi. Saat tamu menggunakan koneksi Wi-Fi hotel, maka data tamu akan terkumpul secara otomatis. Inilah alasan kenapa Wi-Fi hotel merupakan salah satu metode paling efektif untuk membuat database. Saat tamu akan mengakses internet dan menggunakan Wi-Fi, maka sistem Wi-Fi hotel akan melakukan verifikasi data terlebih dulu.
Wi-Fi hotel memungkinkan manajemen hotel mendapatkan sekitar 60%-95% data tamu. Cara mengumpulkan data ini terbilang efisien karena bekerja secara otomatis. Staf hotel tidak perlu bertanya langsung ke tamu mengenai detail informasi mereka dan berisiko membuat tamu merasa kurang nyaman.
Keunggulan Menyusun Basis Data Hotel
Sebuah hotel yang memiliki basis data sistematis dan jelas akan memberikan beberapa keunggulan bagi pihak manajemen hotel. Menyusun database mungkin akan cukup sulit di awal, tapi kalau sudah berhasil menemukan cara yang tepat, maka akan lebih mudah dan lancar melakukannya. Berikut ini beberapa keunggulan menyusun basis data hotel:
1. Membangun Loyalitas Tamu Kunci untuk menambah nilai penawaran hotel adalah mengenal tamu dan menawarkan apa yang mereka perlukan. Cara umum untuk menambah nilai adalah dengan menerapkan program loyalitas. Dengan database, akan lebih mudah mengirimkan pesan dan promosi yang relevan untuk tamu. Begitu ditawari promosi yang relevan, tamu tak akan segan untuk setia menggunakan layanan hotel tersebut.
2. Meningkatkan Direct Sales Layanan hotel berbeda dengan menawarkan produk yang dapat dilihat secara langsung oleh calon konsumen. Untuk memahami apa yang ditawarkan hotel, kita harus mencoba menginap di sana dulu agar tahu apakah layanannya memang sesuai dengan promosi. Jika ada basis data pelanggan, akan lebih mudah bagi hotel untuk melakukan direct sales. Hotel akan mengirimkan promosi yang efektif pada tamu yang datanya sudah tersimpan. Hal ini memungkinkan terjadinya peningkatan pada pemesanan secara langsung yang akan sangat menguntungkan.
3. Memantau Komunikasi dengan Pelanggan Tanpa basis data hotel, maka akan lebih sulit untuk terhubung dengan pelanggan. Tapi jika sudah ada database, komunikasi jadi lebih terbuka. Pihak hotel bisa memanfaatkan data ini mulai dari pesan selamat datang begitu tamu memasuki kawasan hotel. Simpel, tapi sangat penting.
Komunikasi dapat tetap terjalin bahkan setelah tamu sudah meninggalkan hotel. Dengan cara ini, relasi antara hotel dan pelanggan dapat tercipta dan terpelihara dengan baik. Tanpa akses untuk membangun relasi seperti ini, akan lebih sulit menciptakan strategi promosi yang sukses.
Basis data hotel sangat penting bagi keberlangsungan manajemen hotel serta untuk menyusun strategi pemasaran yang lebih efektif ke depannya. Pihak manajemen hotel bisa mendapatkan
Sumber Referensi:
Fathansyah. 2012. Basis Data. Bandung: Informatika
Hutahaean, Jeperson. 2015. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: CV. Budi Utama.
Ali, F., 2018, Sistem Informasi Pemesanan Kamar Hotel Secara Online Pada Hotel Emersia Batusangkar Berbasis Web, Skripsi, State Institute Islamic Studies Batusangkar, Sumatera Barat
Pamungkas, C.A., 2017, Pengantar dan Implementasi Basis Data, Deepublish, Yogyakarta