Author: R. Paulus Widyalasmono Widjanarko Soetisna, S.ST.Par., M.Par.
Dosen: Pengelolaan Perhotelan
Industri perhotelan adalah salah satu industri yang sangat bergantung pada kebersihan dan kenyamanan. Di tengah persaingan yang ketat, departemen housekeeping menjadi pilar utama yang menjamin pengalaman yang memuaskan bagi tamu. kita akan mengetahui bagaimana merencanakan dan mengorganisasi departemen housekeeping, yang merupakan fondasi kebersihan dalam industri perhotelan.
Merencanakan dan mengorganisasi departemen housekeeping adalah langkah penting dalam menjaga kebersihan dan kenyamanan lingkungan tempat tinggal atau bisnis, terutama dalam industri perhotelan. Proses ini melibatkan sejumlah tahapan strategis untuk memastikan bahwa tugas-tugas housekeeping dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif.
Departemen housekeeping adalah inti dari operasional perhotelan, dan perannya tak bisa diremehkan. Departemen ini bertanggung jawab atas menjaga kebersihan, kerapihan, dan kenyamanan lingkungan di dalam sebuah hotel. Untuk menjalankan tugas ini dengan efisien, perlu merencanakan dan mengorganisasi departemen housekeeping secara cermat. Ada beberapa langkah, diantaranya adalah sebagai berikut:
Langkah 1: Analisis Kebutuhan
Langkah pertama dalam merencanakan departemen housekeeping adalah melakukan analisis kebutuhan. Ini mencakup mengidentifikasi jenis properti yang akan dikelola, seperti hotel berbintang, apartemen mewah, atau rumah sakit. Dalam analisis ini, juga perlu menentukan standar kebersihan yang harus dijaga. Sebagai contoh, standar kebersihan untuk hotel bintang lima akan berbeda dengan hotel bintang tiga. Selain itu, perlu diperhitungkan jumlah kamar atau unit yang harus dijaga dan fasilitas tambahan seperti kolam renang, restoran, atau ruang pertemuan yang perlu dirawat.
Langkah 2: Struktur Organisasi
Setelah analisis kebutuhan dilakukan, langkah selanjutnya adalah merancang struktur organisasi departemen housekeeping. Biasanya, departemen housekeeping dipimpin oleh seorang Kepala Housekeeping atau Manajer Housekeeping yang memiliki tanggung jawab utama dalam mengelola tim dan operasional. Selain itu, ada Supervisor di Tingkat Menengah dan Room Attendant di tingkat bawah yang bertanggung jawab langsung pada tugas-tugas kebersihan sehari-hari. Struktur organisasi ini harus sesuai dengan Tugas dan tanggung jawab masing masing Tingkatan yang ada di Hotel tersebut.
Langkah 3: Pengadaan dan Manajemen Sumber Daya
Departemen housekeeping memerlukan peralatan dan bahan pembersih yang cukup. Dalam merencanakan, perlu memperhatikan pengadaan dan manajemen sumber daya seperti peralatan pembersih, produk kimia, linen, dan peralatan pelengkap seperti vacuum cleaner atau mesin cuci.Dengan adanya managemen dalam pengadaan barang dan linen atau kebutuhan dari housekeeping akan memudah perusahaan pada saat inventory yang akan di lakukan pada akhir bulan. Pemilihan produk pembersih yang ramah lingkungan juga bisa menjadi bagian dari strategi ini.
Manajemen sumber daya adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, dan pengawasan terhadap semua aset dan sumber daya yang tersedia dalam suatu organisasi hotel atau proyek. Antara lain mencakup: manajemen sumber daya manusia, finansial, fisik, dan informasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif. Manajemen sumber daya melibatkan alokasi yang bijak, pemantauan, dan pengoptimalan sumber daya agar organisasi dapat berfungsi dengan baik dan mencapai keberhasilan jangka panjang.
Langkah 4: Penyusunan Jadwal
Penyusunan jadwal adalah bagian penting dari pengelolaan departemen housekeeping. Perlu membuat jadwal kerja untuk staf, termasuk Jadwal Room Attendant, Public Area, dan petugas kebersihan lainnya. Jadwal ini harus disesuaikan dengan tingkat Occupancy Hotel dan kebutuhan kebersihan. Misalnya, pada hari-hari dengan tingkat okupansi tinggi, jumlah staf housekeeping harus ditingkatkan untuk memastikan bahwa semua kamar atau unit tetap bersih dan siap digunakan oleh tamu.
Langkah 5: Pelatihan Karyawan
Departemen housekeeping memerlukan staf yang terlatih dengan baik. Pelatihan karyawan dalam teknik pembersihan yang benar, penggunaan alat dan produk pembersih, serta etika kerja sangat penting untuk memastikan kualitas layanan yang konsisten. Karyawan juga harus diberi pemahaman tentang standar kebersihan yang harus dipertahankan dan pentingnya menjaga kebersihan dengan cermat.Jika di perlukan untuk pelatihan biasanya di lakukan sebelum dan selesai kerja oleh level Supervisor ke Staff Room Attendant atau Public Area.
Langkah 6: Pembuatan SOP
Menyusun standar Operasional prosedur (SOP) dan panduan kerja adalah langkah selanjutnya. Ini akan membantu staf dalam menjalankan tugas mereka dengan konsistensi dan efisiensi. SOP juga dapat digunakan sebagai referensi saat pelatihan baru dilakukan. SOP mencakup instruksi langkah-demi-langkah tentang bagaimana membersihkan kamar, bagaimana menangani produk pembersih, dan apa yang harus dilakukan dalam situasi darurat.
Langkah 7: Pengawasan dan Pengendalian Kualitas
Kepala Housekeeping atau Manajer Housekeeping harus memantau pelaksanaan tugas-tugas dan melakukan pengawasan berkala untuk memastikan kebersihan yang konsisten dan kualitas pelayanan yang tinggi. Pengawasan dapat meliputi inspeksi kamar secara acak, pengecekan persediaan, dan pemantauan kepatuhan terhadap SOP. Jika ditemukan masalah atau ketidaksesuaian, perbaikan harus dilakukan segera.
Langkah 8: Evaluasi dan Peningkatan
Terakhir, departemen housekeeping harus terus dievaluasi untuk mengidentifikasi area-area di mana perbaikan dapat dilakukan. Umpan balik dari pelanggan dan staf dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan. Evaluasi ini juga dapat membantu dalam mengidentifikasi tren dan perubahan dalam kebutuhan kebersihan dan mengadaptasikan operasional secara tepat waktu.
Dengan adanya Perencanaan dan Pengorganisasian Departemen Housekeeping dengan baik dalam industri perhotelan, di harapkan dapat menjaga standar kebersihan yang tinggi, memastikan kepuasan pelanggan, dan menjalankan operasional secara efisien.
Dengan merencanakan dan mengorganisasi departemen housekeeping secara efektif, properti perhotelan dapat memastikan bahwa mereka menjaga standar kebersihan yang tinggi, yang merupakan aspek kunci dalam mencapai kepuasan tamu dan membangun reputasi yang kuat dalam industri perhotelan. Kebersihan bukan hanya aspek operasional, tetapi juga investasi dalam keberlanjutan bisnis jangka panjang.
DAFTAR PUSTAKA
Kasavana, M. L., & Brooks, R. M. (2014). Managing Front Office Operations. American Hotel & Lodging Educational Institute.
Raghubalan, R., & Chunawala, S. (2016). Hotel Housekeeping: A Training Manual. Tata McGraw-Hill Education.
Jones, P., Hillier, D., & Comfort, D. (2016). Sustainability in the Hospitality Industry: Principles of Sustainable Operations. Routledge.
Hayes, D. K., & Ninemeier, J. D. (2017). Foundations of Lodging Management. Pearson.
Kusluvan, S., Kusluvan, Z., Ilhan, I., & Buyruk, L. (2010). The Human Dimension: A Review of Human Resources Management Issues in the Hospitality Industry. Cornell Hospitality Quarterly, 51(2), 171-214.