Author: R. Paulus Widyalasmono Widjanarko Soetisna, S.ST.Par., M.Par
Dosen Pengelolaan Perhotelan
Seorang karyawan dalam perusahaan pasti tahu nih apa itu supervisor? Namun, jarang yang tahu mengenai peran penting dan tanggung jawab dari seorang supervisor. Di dalam perusahaan terdapat struktur organisasi sebagai dasar suatu perusahaan untuk beroperasi dengan normal saat menjalankan bisnisnya.
Oleh karena itu, dibuatlah struktur organisasi yang bertujuan, agar semua orang dapat bekerja dengan efisien dan optimal. Alur dalam struktur mencakup kebijakan atau gagasan yang disusun, dirumuskan, dieksekusi, dan dapat menghasilkan suatu output tertentu, dengan hal demikian tujuan perusahaan akan tercapai dengan mudah.
Seorang supervisor mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk menjalankan fungsi dan proses management yang di bebankan pada supervisor dalam skala makro,dimana dibagian department yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya.Tugas tersebut meliputi perencanaan harian, koordinasi, pengarahan, pengawasan dan penilaian tugas untuk dapat di analisa.Seorang supervisor menjalankan tugasnya harus berdasarkan pada standard operational perusahan yang telah ditetapkan dan mengacu pada aturan management perusahan tersebut.Dari hasil tugas dan laporan supervisor harus bisa di pertanggungjawabkan kepada managernya.
Jika dalam menjalankan tugasnya seandainya ada kegagalan, tidak menjadi tanggung jawab dari supervisor saja tetapi juga managernya harus ikut mempertanggung jawabkan kepada pimpinan tertinggi yang ada di hotel atau perusahaan tersebut.
Tugas Perencanaan Pekerjaan Supervisor
Ada beberapa tugas pekerjaan yang menjadi skala prioritas seorang supervisor.Dimana seorang supervisor harus membuat suatu action plan dan perencanaan tugas pokoknya yang menyangkut beberapa hal, diantaranya adalah :
- Apa yang harus di kerjakannya
- Siapa yang harus mengerjakannya
- Seberapa besar beban pekerjaan yang di kerjakan
- Tingkat kualitas yang di harapkan
- Kesiapan peralatan sebagai pendukung pekerjaan
- Bagaimana melakukan pekerjaan tersebut
- Parometer yang di butuhkan untuk dapat menilai dari hasil pekerjaan tersebut
- Berapa lama waktu yang di butuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut
Seandainya pekerjaan yang di lakukan setiap hari, tentu dapat diingat dengan mudah seperti membuat suatu action plan yang sudah terjadwalkan dalam pekerjaan rutinitas hariannya. Jika pekerjaan tersebut dilakukan untuk beberapa hari yang harus terjadwalkan dalam sebulan ataupun seminggu yang bukan masuk dalam pekerjaan harian maka perlu di buatkan suatu action plan dan harus mendapatkan perhatian khusus dalam melakukan pekerjaannya. Dan membutuhkan sebuah perencanaan yang jelas.
Kejelasan dalam sistem informasi antara kedua belah pihak sehingga jelas apa yang bisa di kerjakan yang menjadi tanggung jawab dari masing masing staffnya.
Juga dibutuhkan kwalitas yang baik dari hasil pekerjaan tersebut.karena pada akhirnya yang di harapkan adalah kualitas dari hasil tersebut sehingga sesuai dengan apa yang di harapkan oleh management hotel.
Sehingga di butuhkan metode dalam mempermudah pekerjaan.Seorang supervisor juga harus bisa menciptakan metode dalam pekerjaan yang memudahkan bawahan atau staffnya dalam melakukan rutinitas pekerjaan mereka.
Koordinasi
Koordinasi antara atasan dan bawahan dan sebaliknya sangat di butuhkan dalam suatu pekerjaan.Tujuannya adalah supaya bisa bekerjasama,saling memperkuat dan yang terpenting adalah agar semua staff dapat memahami pekerjaan yang dilakukan dengan baik.Adapun beberapa hal tentang pentingnya koordinasi adalah sebagai berikut :
- Harus mempunyai tujuan atau target yang sama yang di harapkan sesuai sop
- Memiliki kapasitas individu yang seimbang
- Harus ada kemauan yang kuat dari setiap individu untuk saling membatu satu dan yang lainnya
- Adanya SOP yang berlaku sehingga menjadi acuan dalam bekerja
- Adanya supervisor yang harus bertanggung jawab dalam menjalankan pekerjaan tersebut
- Adanya kesamaan waktu dalam bekerja
Pengarahan Dari Supervisor
Sebelum bekerja, diharapkan supervisor harus melaksanakan briefing sebelum dan sesudah kerja.Dimana sebelum bekerja hal hal penting akan di informasikan supervisor kepada staffnya yang merupakan pekerjaan yang belum diselesaikan oleh shift sebelumnya dan mungkin ada beberapa project yang harus di kerjakan hari itu.Dan setelah selesai tugas di harapkan untuk melakukan briefing agar bisa menilai hasil dari pekerjaan yang di kerjakan oleh staffnya.
Tujuan dari pengarahan ini adalah supaya para staff yang di pimpin oleh seorang supervisor mendapatkan masukan yang jelas tentang tujuan kerja,target,cara atau metode kerja yang di pakai.Dengan adanya pengarahan tersebut di harapkan semua pekerjaan dapat di kerjakan dengan baik.
Ada beberapa bentuk pengawasan yang di terapkan antara lain:
- Minute meeting untuk koordinasi.Dimana briefing antara staff dan biasanya di lakukan untuk hal- hal yang mendesak atau urgent.
- Briefing 15 menit sebelum bekerja.Dimana di berikan pengarahan oleh supervisor mengenai hal- hal apa saja yang harus di kerjakan termasuk action plan yang harus dikerjakan
- Diskusi antar supervisor.Dimana yang dibahas adalah project atau hal penting dan juga serah terima antara shift sebelumnya.
- Technical meeting.Biasa nya untuk membahas tentang event -event
Supervisor merupakan bagian intergral dari jajaran management suatu perusahaan. Bilamana supervisor kemudian selalu memihak management dan menomor duakan karyawan, bukanlah sikap yang tepat dari seorang supervisor. Meskipun menjadi bagian dari management, seorang supervisor harus menjalankan perannya dengan baik.Artinya seorang supervisor itu berada di tengah -tengah dan bertindak sebagai
perantara antara management dan staff.Dimana seorang supervisor dituntut untuk selalu memperhatikan aspirasi dari staffnya.
Seorang supervisor harus menjaga stabilitas hubungan karyaawannya dengan management sehingga tercipta suasana yang kondusif.Keinginan masing-masing pihak akan dapat terwujud bilamana syarat-syaratnya dapat di sepakati bersama antara management dan staff diantaranya:
- Pihak management tidak dapat menuntut hasil kerja yang maksimal dari para staffnya tanpa memperhatikan apa yang di inginkan karyawannya, terutama upah yang layak, jaminan kesejahteraan, kesempatan untuk berkarir dan juga fasilitas dan peralatan yang mendukung dalam bekerja. Dimana yang kita ketahui bahwa dengan adanya tuntutan kerja yang banyak tapi kalau tidak di dukung dengan fasilitas dan peralatan yang ada akan menghambat kerja para staffnya. Sehingga di tuntut seorang supervisor harus mempunyai inovasi untuk mempunyai win-win solution. Sehingga seorang supervisor juga harus melakukan training dan coaching kepada seluruh karyawannya agar bisa melakukan pekerjaannya dengan baik.
- Karyawan tidak bisa menuntut terlalu banyak kepada management tanpa menunjukkan kinerja kerja dan prestasi kerja yang baik. Budaya kerja dan etos kerja yang rendah adalah kenyataan yang sering terjadi di berbagai perusahaan. Semangat kerja yang rendah ini tidak lepas dari pengaruh lingkungan, baik lingkungan pekerjaan di perusahaan tersebut maupun lingkungan sosial di luar perusahaan tersebut. Faktor lain yang menyebabkan semangat dan kinerja kerja yang rendah dari staff adalah security atau pengawasan yang terlalu ketat terhadap karyawan, sehingga para karyaawan merasa di pantau dan tidak nyaman dalam bekerja.
- Jaminan hari tua seluruh karyawan harus di programkan, termasuk jaminan kesehatan mereka. Kenyataannya, sering management hotel terlalu fokus pada keuntungan perusahaan yang banyak sehingga persoalan pensiunan karyawan sebagai hak nya tidak di pikirkan.
Orientasi Pemikiran Seorang Supervisor
Seorang supervisor harus mempunyai suatu orientasi kepada perusahaan, pelangan, karyawan dan juga terhadap pesaing-pesaingnya dimana yang di maksudkan dari pesaingnya ini adalah dari hotel -hotel lainnya. Orientasi ini akan membentuk karakternya sebagai seorang leader atau supervisor. Orientasi supervisor terhadap perusahaan:
- Memaksimalkan revenue dari perusahaan
- Meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja para staffnya
- Meningkatkan pengawasan yang efektif terhadap semua pekerjaan yang di kerjakan staffnya
Orientasi supervisor terhadap staffnya:
- Pendidikan,keahlian yang merupakan kopetensi dari setiap staffnya
- Rencana karir dan promosi beserta realisasinya
- Team work yang kuat
- Sosial interest
- Penghargaan atas prestasi kerja para staffnya
Orientasi supervisor terhadap pelanggan:
- Kepuasan dalam pelayanan
- Kebersihan
- Keramah tamahan
- Fasilitas yang bagus dan nyaman
Orientasi supervisor terhadap pesaingnya:
- Supervisor melakukan market intelligence dan mendeteksi atau mengkaji apapun yang di lihatnya pada perusahan yang lain dan kemudian menganalisanya.
- Mencari tahu kelebihan dari kompetitornya dengan membuat analisa SWOT
