Oleh: Riris Yuniarsih, S.ST.Par., M.M., M.MPar.
Disampaikan dalam https://www.ilmuperhotelan.my.id/ Linen adalah jenis benang atau kain yang terbuat dari serat – serat batang rami halus (flax). Bahan linen itu kering alamiah namun lunak saat dipakai bila dikelantang, Pengelolaan linen di dunia perhotelan adalah komponen penting dari tugas rutin manager housekeeping.
A. Karakteristik linen
Karakteristik yang harus diketahui pada saat akan membeli linen yaitu harus dapat memahami komposisi dan konstruksinya. Sebagai contoh : jenis kain yang tidak memerlukan setrika saat dipakai akan menghemat tenaga kerja, waktu pengerjaan yang signifikan di departemen tersebut.
Karakteristik linen yang ada di hotel pada umumnya digunakan dan menjadi standar industri perhotelan seperti :
- Linen harus tahan lama dan kuat, Karena linen dihotel perputaran dalam pergantian linen linen sangat berulang kali, dan linen harus tidak mudah pudar, robek sehingga umur dari linen akan lebih lama.
- Lembut dan nyaman, Linen harus halus dan dapat dilihat mewah
- Mudah menyerap air seperti towel akan nyaman dipergunakan
- Warna yang dipergunakan di hotel pada umumnya warna netral.
Linen yang ada di hotel sangatlah banyak, seperti linen yang dipergunakan di departemen F&B Service, F&B Product dan juga di Housekeeping. Menurut IMAURY.com contoh karakteristik linen yang di pergunakan di departemen housekeeping diantaranya :
- Jenis linen untuk Bed Room
- Bed sheet Bed sheet pada umumnya linen yang terbuat dari jenis kain katun, campuran poliester dengan tujuan sebagai kenyamanan tidur, Dan untuk standar hotel pada umumnya mempergunakan linen dengan thread count (TC) antara 250 – 600 untuk kelembutan maksimal.
- Pillowcases, Pada umumnya pillowcases di hotel terbuat dari bahan yang sangat lembut seperti bahan dari satin, katun mesir ataupun juga dari microfiber. Dan bahan untuk pillowcases didesain anti-bakteri dan hypoallergenic untuk menjaga kesehatan pemakainya.
- Duve/Selimut, Cover Duve berfungsi untuk melindungi bed sheet agar tetap bersih dan nyaman, dan cover duve yang kebanyakan berbahan down feather atau microfiber dan juga kebanyakan dipergunakan di hotel berbintang.
- Jenis linen untuk Bath Room
Pada umumnya di linen di bath room disebut towel yang terdiri dari Bath Towel, Hand Towel, Face Towel dan Bath mat. Dan bahan yang digunakan adalah bahan Katun Terry.
B. INVENTORY LINEN
Inventory merupakan pengawasan dalam persediaan penggunaan linen di hotel. Untuk melakukan inventory selalu dilakukan secara fisik dan dibandingkan dengan inventory di bulan sebelumnya untuk menentukan persediaan/Parstock. Hal tersebut untuk memudahkan pengontrolan linen tersebut. Untuk perhitungan dilakukan secara bersama sama dalam waktu yang sama.
Linen merupakan persediaan perlengkapan kamar yang dikategorikan sebagai recycled inventory item dan berada di bawah tanggung jawab Executive Housekeeper. Dan pada kenyataannya linen bergerak ke setiap bagian yang menggunakan bahkan setiap saat bergerak dari satu tempat ke tempat yang lain. Sebagai contoh pergerakan linen yaitu dari kamar ke linen room lanjut ke laundry, dan setelah bersih dari laundry ke linen room berlanjut ke kamar. Sehingga kita tahu jika linen dalam keadaan rusak atau hilang
Dalam pembiayaan yang keluar untuk pengadaan dan pemeliharaan linen cukup besar oleh sebab itu kebijakan dan prosedur/polices and procedure) yang jelas dalam mengelola persediaan linen sangat dibutuhkan seperti prosedur inventory, penyimpanan, pengambilan, penyerahan, pencucian, penggunaan dan pergantiannya.
Dalam melakukan inventory dapat dilakukan secara harian, mingguan, bulanan atau ada yang dilakukan secara enam bulan sekali. Dan hasil inventory yang akurat dapat dipergunakan sebagai landasan dalam permintaan tambahan linen.
Inventory linen merupakan pengontrolan atau pengawasan persediaan linen yang dipergunakan di kamar. Yang ada di gudang room attendant station, di outlet-outlet linen room, dan juga yang ada di laundry. Karena linen merupakan kelengkapan hotel yang sangat diperlukan maka pengontrolan harus dilakukan secara rutin dan jelas. Untuk melakukan pengontrolan secara rutin dan jelas maka ada beberapa macam linen inventory diantaranya :
- Daily Inventory
Daily Inventory adalah melakukan perhitungan ulang secara harian di setiap seksi masing – masing. Dan hal tersebut dilakukan untuk mengetahui jumlah persediaan yang ada. Sehingga tau jika ada kerusakan, terkena noda, atau hilang. Hal tersebut untuk lebih cepat diketahui.
- Weekly Inventory
Weekly Inventory adalah melakukan perhitungan secara mingguan di setiap seksi masing – masing. Dengan tujuan untuk mengetahui persediaan linen selama seminggu.
- Monthly Inventory
Monthly Inventory adalah melakukan perhitungan secara bulanan di setiap seksi masing – masing.
Tujuan dilaksanakan inventory linen adalah sebagai berikut :
- Mengetahui jumlah linen yang sedang beredar
- Mengetahui bila ada kekurangan linen
- Mengetahui jumlah linen yang hilang
- Mengetahui jumlah linen yang rusak
- Mengetahui bila ada kemacetan distribusi linen
- Untuk dapat mengontrol linen lebih baik
- Untuk dapat mengadakan rekapitulasi linen secepatnya
C. LINEN PARSTOCK
Parstock adalah perghitungan jumlah linen yang diperlukan untuk menunjang jalannya operasional di hotel. Untuk menjaga agar kebutuhan linen sehari-hari dapat berjalan dengan lancar atau tersedia, maka diperlukan persediaan yang betul.
Manfaat linen parstock diantaranya :
- Untuk mengetahui seberapa besar jumlah linen yag dibutuhkan untuk operasional housekeeping department
- Sebagai alat kontrol dalam operasional sehari – hari
- Untuk menjamin perputaran linen delam operasional linen di housekeeping berjalan dengan aman
Dalam penetapan parstock linen untuk housekeeping yang perlu diperhatikan adalah
- Jumlah kamar tamu tersedia
- Jumlah tempat tidur
- Standard linen yang dipakai
- Average room occupied
Sedangkan dalam linen parstock di housekeeping yaitu jumlah persediaan linen yang dibutuhkan dalam peredaran, atau jumlah persediaan linen yang diperlukan dalam operasional hotel. Dalam persediaan linen yang ideal hotel mempergunakan 5 par. 1 par terpasang di kamar, 1 par di linen cupboard/pantry, 1 par di linen room, 1 par di main linen room, 1 par di laundry.
Tetapi hal itu tergantung dari kemampuan hotel itu sendiri, par berapa yang akan digunakan. Dalam menentukan par kita harus dapat menentukan frekfensi pencucian linen di hotel Menyediakan 2 par untuk linen yang tidak setiap hari di ganti/dicuci seperti iner duve, blanket. Menyediakan 3 par untuk linen yang setiap hari diganti/dicuci 1 kali seperti bed sheet dan pillowcases. Menyediakan 4 par untuk linen yang sehari diganti/dicuci 2 kali seperti towel
Sedangkan untuk rumus perhitungan persediaan linen diantaranya :
Untuk perhitungan linen di Bed room
Jumlah kamar x jumlah bed x jumlah pernggunaan x jumlah par
Sedangkan untuk perhitungan linen di bath room
Jumlah kamar x jumlah penggunaan x jumlah par