Oleh: Yuniawati Ekaningrum, S.E., M.Sc.
Salah satu konsep diselenggarakannya event adalah dapat menarik sponsor untuk membiayai event. Pada kenyataannya bagi penyelenggara untuk mendapatkan sponsor sangat terbatas dan tidak mudah, sehingga hal yang harus diingat adalah bahwa sponsor yang potensial harus mendapatkan keuntungan dari event yang diselenggarakan. Sponsor itu bisa sebagai badan usaha, perusahaan, organisasi, perserikatan, instansi pemerintah, dan/atau perorangan yagn ikut mendukung dalam bentuk dana (uang), produk, undangan santap siang/malam, sebagian biaya transportasi, paket hadiah, tiket/voucher, buku tabungan, dan sebagainya.
Terselenggaranya program kegiatan MICE ditentukan adanya dukungan dana. Dalam pelaksanaan sebuah pameran biasanya selalu ada orang atau kelompok yang bersedia sebagai sponsor.
Ada beberapa hal penting yang harus diingat untuk mendapatkan sponsor yang potensial :
- Event yang diselenggarakan dan sponsor harus sama-sama memiliki pangsa pasar yang sama;
- Adanya media yang akan mengekspos event yang diselenggarakan, keuntungan publisitas dan public relation apa yang akan didapat oleh sponsor?
- Keuntungan langsung apa yang akan didapat oleh sponsor di samping pemberitaaan melalui media, misalnya mendapatkan tempat khusus pada jamuan makan malam, gratis tiket masuk bagi sponsor dan koleganya, atau tempat duduk VIP
Akan sulit mendapatkan sponsor tanpa adanya keuntungan yang dapat diungkapkan oleh Event Manager kepada sponsor. Sponsor tidak hanya melihat keuntungan langsung saja tetapi juga event yang diselenggarakan akan mampu meningkatkan imej atau kesan yang dibangun oleh event terhadap organisasi sponsor. Sponsor hanyalah salah satu alternatif untuk mencari sumber dana atau menutup biaya untuk terselenggaranya event. Semuanya tergantung dari jenis event apa yang akan diselenggarakan.
Crompton (1994) dan Bowdin dkk (2003) mengungkapkan tentang hubungan yang saling menguntungkan dengan adanya sponsorship pada sebuah event. Untuk efektifnya, sponsorship harus dapat menguntungkan kedua belah pihak, baik penyelenggara event maupun perusahaan pemberi sponsor. Tidak semua kegiatan MICE harus mendapat sponsor, banyak kegiatan internal Perusahaan atau organisasi, seperti rapat tidak memerlukan sponsor, tetapi sebaliknya untuk kegiatan berskala antar organisasi atau antar Perusahaan, sponsor biasanya diperlukan. Penentuan perlu atau tidak adanya sponsor pada kegiatan MICE harus disesuaikan dengan tujuan Perusahaan atau organisasi. Konferensi yang diselenggarakan untuk kepentingan asosiasi biasanya mendapat dukungan dari para anggota, atau perusahaan yang bergerak pada bidang asosiasi tersebut.
Kegiatan konferensi internasional biasanya juga didukung oleh pemerintah yang keduanya memiliki kepentingan yang sama, yaitu saling meningkatkan imej atau kesan, baik penyelenggara atau pemerintah tempat diselenggarakannya event. Keuntungan pemerintah sebagai pemberi sponsor dipaparkan Bowdin dkk (2003) adalah :
- Peningkatan ekonomi pada daerahnya
- Peningkatan identitas masyarakat penyelenggara
- Peningkatan interaksi sosial kemasyarakatan
- Berbagi ide dan mengembangkan kebersamaan
- Peningkatan infrastruktur bagi masyarakat
- Mendapatkan dukungan popularitas
Sedangkan organizer menentukan perlu atau tidaknya menggunakan sponsor sebagai pemberi dana harus dipertimbangkan dengan matang, sehingga kegiatan yang diselenggarakan akan baik dan sesuai dengan tujuan awal. Tentunya organizer juga harus mampu menetapkan perusahaan mana yang cocok menjadi sponsor serta disesuaikan dengan jenis kegiatan yang akan diselenggarakannya.
Sebagai perusahaan pemberi sponsor tentunya harus mendapatkan keuntungan, salah satunya adalah dengan menampilkan lambing perusahaan pada kegiatan yang diselenggarakan. Pemasangan lambing atau logo perusahaan tentunya harus disesuakan dengan jenis keikutsertaan Perusahaan menjadi sponsor sesuai dengan yang telah ditentukan oleh penyelenggara dan Perusahaan. Beberapa penyelenggara menetapkan kriteria sponsor, seperti sponsor Tunggal, sponsor utama/sponsor pendukung.
Keikutsertaan Perusahaan sebagai sponsor tentunya akan berhubungan dengan penempatan logo Perusahaan pada media promosi, medi cetak serta media informasi lainnya yang berhubungan dengan kegiatan yang akan diselenggarakan. Penempatan logo Perusahaan juga akan berada pada ruangan tempat penyelenggaraan kegiatan MICE dan disesuaikan dengan kriteria sponsor yang dipilih oleh Perusahaan.
Salah satu kegiatan tahunan yaitu wisuda di Politeknik NSC Surabaya tepatnya tahun akademik 2022-2023, koordinator kepanitiaan wisuda mendapatkan keikutsertaan beberapa hotel sebagai sponsor, antara lain : Hotel Alana Surabaya, Hotel Grand Darmo Surabaya, Hotel MaxOne Surabaya, dan Hotel Zoom Surabaya sebagai sponsor. Voucer dari sponsor diberikan kepada wisudawan/wisudawati terbaik.
Sumber Referensi:
- Direktorat Jenderal Pariwisata, 1998, Wisata Konvensi, 1998-1999, Jakarta: Direktorat Jenderal Pariwisata, Direktorat Bina Usaha Jasa Pariwisata
- Andiani Dini N., 2014, Pengelolaan Wisata Konvensi, cetakan pertama, Penerbit GRAHA ilmu, Yogyakarta
- M. Kesrul, 2004, Meeting, Incentive Trip, Conference, Exhibition, cetakan pertama, GRAHA ILMU, Yogyakarta