Author: Ita Megasari, S.E., MSA.
Dosen: Akuntansi
Manajemen asset dibuat untuk membantu perusahaan dalam memantau dan menghitung kekayaan perusahaan, berupa asset-aset yang dimiliki oleh perusahaan. Aset yang dimiliki perusahaan dapat berupa berbagai jenis furnitur seperti lemari, meja, kursi, rak buku, pendingin ruangan, papan tulis, bahkan sampai barang-barang pelengkap seperti jam dinding, kamera digital, peralatan non komputer, dan sebagainya. Untuk mendukung system inventarisasi perusahaan yang efektif dan efisien, dibutuhkan sistem inventaris secara QR-Code. Quick Response (QR) Code atau kode respon cepat adalah sebuah kode matriks dalam bentuk dua dimensi yang dikembangkan oleh perusahaan Jepang Denso-Wave pada tahun 1994 yang telah menyimpan data di dalamnya.
Menurut Dwi P. dkk (2018), bahwa alur utama yang terdapat pada aplikasi manajemen asset dengan QR-Code yaitu:
- Pendataan ulang asset
Proses pendataan aset barang dilakukan untuk mendapatkan data pembanding untuk aset yang ada di fakultas hukum. Hasil dari pendataan ulang akan disesuaikan dengan data yang sebelumnya ada, kemudian di input pada aplikasi. Proses ini dilakukan agar mendapatkan data yang sesuai dengan kondisi terkini.
- Input data pada aplikasi,
Proses input data pada aplikasi QR-Code aset dilakukan oleh petugas yang sebelumnya telah mendapatkan pelatihan dalam menggunakan aplikasi. Data yang diinput pada aplikasi akan dibagi berdasarkan kategori, lokasi penempatan dan status aset untuk kemudahan pencarian dan manajemen aset di kemudian hari.
- Cetak stiker QR-Code,
Proses cetak sticker QR-Code untuk masing-masing aset yang telah diinput pada aplikasi. Setiap aset akan memiliki Sticker QR-Code dengan pola yang berbeda yang berfungsi sebagai ID dari masing-masing aset yang apabila di scan dengan menggunakan aplikasi Scanner QR-Code akan menampilakan data detail aset.
- Tempel stiker QR-Code,
Petugas kemudian dapat melakukan proses penempelan sticker QR-Code pada masing-masing aset sebelum pendistribusian aset ke lokasinya. Sticker QR-Code akan mempermudah petugas dalam melakukan pengecekan terhadap aset secara langsung apabila ada aset yang tertukar lokasinya maupun perubahan status aset.
- Monitoring dan evaluasi
Guna pengembangan aplikasi kedepannya, petugas yang menggunakan aplikasi dapat membuat daftar fitur apa saja yang dinilai kurangg sesuai dengan kebutuhan di lapangan dan melakukan konsultasi kepada pihak pengembang aaplikasi untuk secara bertahap diperbaiki agar aplikasi dapat digunakan secara berkelanjutan.
Dengan adanya QR-Code pada aset akan membantu perusahaan dalam melakukan inventaris opname sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas data secara akurat dan real time, serta memudahkan berbagai pihak untuk melakukan pengelolaan data inventaris. QR-Code dapat pula memberikan informasi tentang asset apa saja yang dimiliki, dimana letak asset tersebut ditempatkan, bagaimana kondisi asset tersebut, bahkan sampai detail dari penggunaan asset tersebut. Hal ini dikarenakan hanya perlu scan QR-Code yang ada pada asset tanpa perlu mengetik dan mencari nomer id asset. Begitu juga dengan laporan inventaris bulanan atau periodik dapat disajikan secara cepat dan tepat.