Oleh: Wiwin Wachidyah, S.Sos., MM.Par.
Room Occupancy
Pada industri Perhotelan, terdapat istilah Room Occupancy yang artinya adalah tingkat hunian kamar. Tingkat hunian kamar dinyatakan dalam persentase dari perbandingan jumlah kamar terjual (room sold) dibandingkan dengan total seluruh kamar Hotel yang bisa dijual (available room). Jadi Room Occupancy merupakan suatu keadaan sampai sejauh mana jumlah kamar terjual, jika dibandingkan dengan seluruh jumlah kamar yang bisa untuk dijual.
Dalam hal ini, kamar yang dijadikan sebagai bahan perbandingan bukan diambil dari total keseluruhan jumlah kamar yang ada di Hotel tersebut. Di Hotel terkadang terdapat beberapa kamar yang tidak bisa digunakan karena dalam kondisi rusak (out of order) atau dalam perbaikan, maupun karena alasan teknis lainnya.
Cara Hotel menghitung Room Occupancy
Di Hotel, Room Occupancy dihitung setiap hari yaitu untuk occupancy hari ini (today), bulanan (month to date), dan tahunan (year to date). Untuk menghitung tingkat hunian kamar (room occupancy) di sebuah Hotel adalah dihitung dengan cara membagi jumlah kamar yang terjual (room sold) dengan jumlah kamar yang tersedia (room available) kemudian dikalikan dengan 100 % untuk mendapatkan persentase.
% Occupancy = Total Room Sold/Total Available Room x 100 %
Contoh perhitungan :
Hotel “A” memiliki data-data kamar pada saat ini sebagai berikut:
- Jumlah kamar seluruhnya sebanyak 105 Kamar.
- Jumlah kamar yang bisa dijual (Available Room) sebanyak 100 kamar karena 5 kamar lainnya dalam keadaan rusak atau sedang diperbaiki.
- Total kamar yang terjual (Room Sold) sebanyak 70 kamar.
Room Occupancy Hotel “A” pada hari ini adalah :
Occupancy = 70/100 x 100% Occupancy = 70%
Hasil dari perhitungan Room Occupancy tersebut juga dapat digunakan sebagai alat pembanding bagi Hotel tersebut terhadap Hotel lain terutama dalam hal penjualan kamar- kamarnya. Dengan demikian Room Occupancy merupakan tolok ukur keberhasilan Hotel dalam menjual produk utamanya, yaitu kamar.
Forecasting Room Occupancy
Forecasting Room Occupancy atau perkiraan tingkat hunian kamar merupakan perkiraan ketersediaan kamar sebagai alat prediksi yang digunakan Hotel untuk memperkirakan jumlah kamar yang tersedia untuk dijual selama periode tertentu. Perkiraan ini memperhitungkan jumlah kamar di Hotel dan mengurangi jumlah kamar yang diperkirakan akan ditempati. Perkiraan tingkat hunian kamar mengacu pada estimasi tingkat hunian di masa depan pada sebuah Hotel berdasarkan data historis, tren saat ini, dan permintaan pemesanan kamar.
Forecasting Room Occupancy di Hotel :
- Three days forecast Occupancy
Perkiraan occupancy yang paling up to date yang mendekati kebenarannya mencapai
95 %. Dengan mengetahui three days forecast occupancy, maka Front Office Department dapat mengambil langkah-langkah penting seperti : penambahan/ pengurangan tenaga kerja, dan blocking kamar.
- Ten days Forecast Occupancy
Dalam ten days forecast occupancy, biasanya terdiri dari gambar perkiraan occupancy selama sepuluh hari meliputi : kedatangan, keberangkatan, kamar yang terjual, jumlah tamu, jumlah Grup. Ten days forecast occupancy harus sudah selesai dibuat dan dibagikan kepada semua department pada pertengahan minggu untuk periode sepuluh hari berikutnya.
Hasil dari Forecasting Room Occupancy adalah memberikan gambaran kepada Hotel Manajer tentang berapa banyak kamar yang masih bisa dijual, sehingga memungkinkan Hotel Manajer membuat keputusan yang tepat mengenai harga dan promosi.
Faktor-faktor yang mempengaruhi Forecasting Room Occupancy
Beberapa faktor yang mempengaruhi Forecasting Room Occupancy antara lain : musim, acara-acara besar, liburan nasional, dan tren pasar. Selain itu, promosi dan reputasi Hotel juga berpengaruh pada jumlah tamu yang akan datang.
Dengan menganalisis berbagai faktor tersebut, Hotel Manajer dapat memperkirakan tingkat hunian kamar secara akurat, memungkinkan untuk mengambil keputusan yang tepat guna memaksimalkan pendapatan dan memastikan operasional yang efisien.
Pentingnya Forecasting Room Occupancy dalam industri Perhotelan
Perkiraan tingkat hunian kamar memainkan peran penting dalam perencanaan strategis, memungkinkan Hotel Manajer untuk menyesuaikan upaya pemasaran dan mengalokasikan sumber daya secara efektif. Peran penting Forecasting Room Occupancy yaitu dapat membantu Front Desk Agent dalam mengelola ketersediaan kamar secara efektif. Dengan mengetahui prediksi tingkat hunian kamar, Front Desk Agent khususnya dapat mengatur alokasi kamar yang tepat untuk berbagai sumber pemesanan. Hal ini juga memungkinkan untuk menghindari overbooking, sekaligus meminimalkan jumlah kamar yang tidak terjual. Tanpa melakukan perkiraan Tingkat Hunian Kamar yang akurat, Hotel tidak akan memiliki keakuratan dalam memprediksi volume pemesanan di masa mendatang. Tanpa perkiraan mengenai tingkat hunian kamar, Hotel Manajer juga akan bingung saat merencanakan dan menerapkan harga kamar, promosi, dan paket untuk beberapa waktu mendatang. Perkiraan Tingkat Hunian Kamar yang baik juga akan membantu Hotel Manajer untuk memanfaatkan periode high season dan melewati periode low season dengan lebih mudah.
Kesimpulan
Forecasting Room Occupancy merupakan perkiraan ketersediaan kamar selama periode tertentu. Dengan Forecasting Room Occupancy, Front Desk Agent dapat mengatur alokasi kamar yang tepat untuk berbagai sumber pemesanan. Hal ini juga memungkinkan untuk menghindari overbooking, sekaligus meminimalkan jumlah kamar yang tidak terjual.