Oleh: Yuniawati Ekaningrum, S.E., M.Sc.
Beberapa hal penting yang terkait dengan penyelenggaraan kegiatan konvensi atau MICE merupakan refleksi dari kebutuhan para peserta yang mengikuti kegiatan konvensi tersebut. Ada beberapa kegiatan yang memerlukan prasarana khusus.
Familiarization Trip
Dalam urusan konvensi, perjalanan insentif dan pameran, kegiatan-kegiatan Fam Trip senantiasa diusahakan oleh pemasar-pemasar destinasi wisata (termasuk destinasi wisata konvensi tentunya) seperti Badan Pariwisata Nasional (National Tourism Board), Organisasi Pariwisata Nasional (National Tourism Organization), Biro Konvensi (Convention Bureau), Kawasan Konvensi Kota (City Convention Destination), Kawasan Konvensi Resort (Resort Convention Destination) berkerjasama dengan :
- Perusahaan Penerbangan
- Hotel-hotel besar
- Perusahaan angkutan di darat (kereta api, bus, rental car)
- Perusahaan pemasok kebutuhan kovensi
Sumber : detik travel.com
Bagi mereka, pemrakrasa Fam Trip, hal-hal di bawah ini perlu mendapat perhatian :
- Memperkenalkan program proyek yang akan dilaksanakan kepada kelompok pengambil Keputusan
- Menyusun jadwal perjalanan (itinerary) dengan mencatat kegiatan khusus para peserta, namun menghindari keinginan-keinginan mendadak yang dapat merusak jadwal perjalanan yang telah disepakati
- Menginformasikan iklim dan cuaca, serta pakaian yang cocok utnuk dikenakan (resmi dan santai). Ada baiknya juga dijelaskan cara masyarakat setempat berpakaian menurut kebiasaaan mereka
- Menjelaskan klasifikasi jenis akomodasi hotel dengan pelayanan yang sama demi menghindari diskriminasi antara yang mewah dan kurang mewah
- Biro konvensi harus menguasai control terhadap jalannya program dengan cara menunjuk seorang coordinator professional dan bertanggung jawab.
Sumber: detik travel.com
Bahasa Konvensi
Dalam sidangnya yang ke-33 yang dilangsungkan pada pertengahan bulan Juni 1991 di kota Graz, Austria, Association Internationaledes Palais de Congres (IAIPC), suatu badan yang peduli akan aturan-aturan pelaksanaaan suatu siding kongres telah mencatat hal-hal penting seperti berikut :
- Berkomunikasi dengan mempergunakan Bahasa ibu, Bahasa sendiri adalah hak mendasar bagi setipa orang
- Demi kemajuan ilmu pengetahuan (science), kongres internasional seyogyanya membuka pintu bagi beberapa mimbar untuk berbicara tanpa diskriminasi dan larangan-larangan
- Mengucilkan para ilmuwan (Intellectuals) mempergunakan Bahasa ibunya, Bahasa sendiri, dengan ketat adalah membenarkan pelecehan terhadap kaum intelektual sebah persidangan konvensi internasional harus tegas memutuskan. Hanya satu Bahasa, yaitu Bahasa Inggris, konsekuensinya adalah : terjemahan :
- Semua dokumen administrasi harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan seperti tersebut di atas
- Dokumen-dokumen ilmiah dan teknis harus diterjemahkan dalam Bahasa-bahasa partisipan persidangan konvensi seperti tersebut di atas
Interpretasi
- Juru interpretasi mencatat di atas kertas, setelah pembicara selesai berucap baru menjelaskan interpretasinya. Interpretasi tepat dan benar, tetapi lambat
- Juru interpretasi bekerja serentak (simultaneous) dari ruang kedap suara pada waktu pembicara berucap dengan bantuan alat elektronik di belakang layer
- Juru interpretasi secara berbisik-bisik berbarengan dengan suara pembicara kepada delegasi peserta yang ada di dekatnya
Pada dasarnya manusia terpanggil untuk bergaul dan berkumpul dengan sesamnaya. Dengan berbagai cara manusia berusaha mengungkapkan hakikatnya dengan berdialog, bermain, belajar bersama, berusaha bersama bahkan berkonflik.
Motif-motif di bawah ini biasaya merupakan alas an mengapa orang ingin melakukan konvensi :
- Untuk tukar menukar informasi
- Untuk saling belajar
- Untuk memecahkan problema
- Untuk memperluas wawasan
Beberapa jenis tempat yang biasa dipilih sesuai keinginan adalah :
- Balai siding
- Pekan raya
- Gedung serba guna
- Aula universitas
- Balai Masyarakat
Prasarana dan sarana lokasi (venue), harus sampai pada pilihan yang patut dilengkapi dengan perangkat sarana-sarana :
- Sistem pengaturan ruang (untuk konferensi)
- Sistem pengaturan stan (untuk konvensi)
- Sistem penyampaian komunikasi
- Fasilitas AV
- Interpretasi simultaneous
- Langit-langit tinggi
- Pasokan Listrik, lampu, air
- Pasokan proyektor
- Podium (rostrum)
- Ruanga toilet (restroom) yang tidak cukup
- Hiburan, entertainment
Alat Perlengkapan Pusat Konvensi
- Ruang Sidang Utama :
- Part & tilt cameras untuk pendukung pembicara
- Video recorder/player
- Multi disc player
- Komputer
- Slide
- Scanner
Sumber : wikipedia.com
b. Ruang Pameran Untuk ruang pameran diperlukan perlengkapan sebagai berikut :
- Microphone input mixer dengan saluran input mixer
- Sound system berkekuatan watt besar
- Fasilitas telephone dalam dan keluar negeri (telepon kartu)
- Saluran udara (compressed air connection)
- Saluran pembuangan air (drainage)
c. Ruang Sidang Kecil Untuk siding-sidang komisi, ruangan perlu dilengkapi dengan :
- Microphone input mixer dengan saluran sesuai kebutuhan
- Microphone switchboard
- Video projector
- Slide projector
- Projector untuk bahan opac
- Layar portable atau terpasang di tembok (wall screen)
Sumber : amazon.com
Sumber : shutterkock,com
d. Ruang Sekretariat Untuk ruang secretariat diperlukan :
- Komputer (PC)
- Printer
- Mesin fotocopy yang mampu mensortir hasil kopi
- Telepon
- Mesin faksimili
- White Board besar untuk pengumuman sewaktu waktu
e. Fasilitas Hotel
- Kolan renang
- Health Center
- Fasilitas olahraga di dalam ruangan dan di ruangan terbuka
- Lapangan parker luas (untuk 1000 kendaraan atau lebih)
- Televisi satelit
- F&B services : coffee shop, dining room, restaurant and bar lounge
- Direct dial telephone
- Shopping arcade
- Car rental service
f. Fasilitas ruang konferensi/pertemuan
- Peralatan telekomunikasi dan presentasi lengkap
- Podium
- Meja kursi selengkapnya
g. Perlengkapan kamar
- AC yang dapat dikontrol sendiri
- Kamar mandi luas (tub and shower)
- Intenational direct dial telephone
- Radio dan taped music
- Mini bar
- Room safe
- Security key card system
Sumber Referensi :
M. Kesrul, 2004, Meeting, Incentive Trip, Conference, Exhibition, cetakan pertama, GRAHA ILMU, Yogyakarta
Nyoman S. Pendit, 1999, Wisata Konvensi, Penerbit PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta
Andiani Dini N., 2014, Pengelolaan Wisata Konvensi, cetakan pertama, Penerbit GRAHA ilmu, Yogyakarta