Author: Agus Sudarsono, S.St Par., M.Par
Budgeting for department hotel expenses
Menurut Orbani (2017:114) Yang dimaksud dengan anggaran itu sendiri adalah sebuah rencana yang dilakukan dengan mengalokasikan dana perusahaan ke berbagai kebutuhan guna menghasilkan pendapatan yang maksimal. Ini merupakan rencana yang dibuat berdasarkan kinerja perusahaan tahun sebelumnya dan disesuaikan dengan target di periode anggaran berikutnya. Kegunaan dari anggaran yaitu untuk mengantisipasi biaya atau pengeluaran selama periode yang bersangkutan. Kegiatan perencanaan utama (main planning) yang dilakukan oleh Executive Departmental hotel disebut pengganggaran (budgeting).
Keuntungan dari mempersiapkan anggaran adalah kita dapat mengontrol keuangan departemen, melihat hasil kerja tahun lalu, membandingkan pada tahun ini, serta mengambil langkah yang tepat terhadap target pencapaian keuangan di tahun mendatang. Hal ini tidak lepas dari kegiatan forecasting. Menurut Orbani (2017:114) Forecasting adalah meramalkan, memproyeksikan atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rencana yang lebih pasti dapat dilakukan. Beberapa anggaran mempunyai ragam yang berbeda dan dapat dibedakan berdasarkan jenis pengeluaran, departemen terkait maupun fleksibilitas pengeluaran.
- Jenis pengeluaran/expenditure Berdasarkan jenis pengeluaran dari asset yang terlibat, anggaran dapat dikelompokkan lagi kedalam 3 bagian, yaitu anggaran modal, anggaran operasional dan anggaran pre-opening
- Departemen terkait Menurut Orbani (2017:116) Berdasarkan departemen yang terlibat, anggaran dapat dikategorikan ke dalam master budgets dan department budgets. Master budgets merupakan target yang ditetapkan atau diperkirakan dengan cara menggabungkan semua pendapatan dan pengeluaran hotel. Sedangkan department budgets (anggaran departemen) merupakan anggaran masing-masing departemen terhadap estimasi pengeluaran dan pendapatan. Misalnya, anggaran food & beverage, anggaran POMEC, anggaran sales marketing, anggaran HRD, dan sebagainya.
- Fleksibilitas pengeluaran/flexibility of expenditure Berdasarkan fleksibilitas pengeluarannya, anggaran juga bisa diklasifikasikan menjadi: 1) Anggaran tetap (fixed budget) adalah anggaran yang tidak berubah selama periode waktu tertentu dan tidak terkait dengan tingkat pendapatan. Anggaran tersebut termasuk anggaran untuk iklan dan administrasi; 2) Anggaran fleksibel (flexible budget) adalah anggaran sebelum menentukan pengeluaran berdasarkan pendapatan yang diharapkan.
Requisition system
Menurut Orbani (2017:129) Adalah sistem permintaan untuk pengadaan barang (misalnya departemen amanities, supplies, chemicals, equipment, linen) dari masing-masing departemen ke accounting department. Di sini proses permintaan barang dibedakan menjadi 3, antara lain:
- Store requisition (SR), untuk barang- barang yang memang sudah ada di gudang accounting, atau biasanya diperhotelan itu di sebut gudang purchasing.
- Purchase requisition (PR), untuk permintaan barang yang tidak ada di gudang maupun barang yang belum pernah dipesan atau dibeli, serta aset-aset tetap dan operating equipment.
- Market list (ML), untuk permintaan barang yang meliputi barang-barang yang tidak tahan lama atau awet, bahan makanan, minuman dan bunga. Biasanya departemen yang menggunakan sistem ini adalah food & beverage department.
Par stock
Menurut Orbani (2017:132) par stock adalah jumlah barang yang harus ada dalam persediaan (on hand) karena barang-barang tersebut dibutuhkan untuk menunjang operasional hotel. Dalam hal ini, tidak ada ketentuan yang pasti tentang berapa jumlah barang yang harus dimiliki oleh hotel, namun ada batas minimumnya (minimal par stock) untuk barang tertentu, jumlah ini bisa berubah sesuai dengan permintaan, kebutuhan, perubahan penataan atau pengelolaan kamar hotel, dan penjualan produk. Selain itu, tingkat par stock bisa juga ditentukan berdasarkan tingkat hunian kamar. Ini dapat ditinjau ulang dari waktu ke waktu karena akan selalu terjadi perubahan, namun yang terpenting adalah manajemen hotel harus selalu menjaga jumlah persediaan minimal.
Inventory control
Setiap hotel memiliki persediaan sejumlah barang untuk memenuhi permintaan tamu. Persediaan ini merupakan persediaan barang yang selalu berubah baik itu karena dipakai/digunakan atau dibeli oleh tamu. Dalam rangka melakukan pengawasan yang efektif terhadap barang-barang yang ada di hotel terutama pada masing-masing departemen, perlu dilakukan inventarisasi. Menurut Orbani (2017:137) Inventarisasi adalah kegiatan untuk mencatat, mendata, menghitung, dan menyusun barang-barang (guest supplies, linen, mesin-mesin) yang ada secara benar menurut ketentuan yang berlaku.
Tujuan dilakukannya pencatatan adalah untuk mengendalikan persediaan barang-barang di hotel. Contohnya, sebuah catatan pembelian bahan baku harus disimpan sampai tanggal tertentu untuk menghindari pembelian yang tidak perlu. Kelebihan pemesanan bahan baku dapat menyebabkan produk kadaluarsa, di samping itu barang-barang tersebut akan memenuhi ruangan di gudang dan dapat menimbulkan risiko kesehatan.
Lost & damage report
Lost & damage report adalah data tentang kehilangan barang-barang di kamar dan kerusakan-kerusakan barang pendukung dalam lingkungan perhotelan. Jika ada barang yang hilang, langsung dicatat dalam format yang tersedia dan dilaporkan kepada bagian Cost Control (accounting). Data ini dipergunakan sebagai bahan pendukung inventaris barang yang ada dalam lingkungan perhotelan tersebut. Jadi secara tidak langsung, data barang ini akan mengurangi jumlah dan nilai dari inventaris barang tersebut. Tujuan lost & damage report adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka memverifikasi data inventaris yang dilakukan masing-masing departemen hotel dan cost control secara periodik. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan lost & damage yang baik dan benar, pihak terkait tidak akan mengerti kronologi penggantian barang hilang dan/atau rusak yang terjadi dilingkungan perhotelan.
Berkas atau data yang diperoleh akan dicatat dalam lost & damage report atau langsung dimasukkan ke dalam sistem komputer. Kegunaan berkas lost & damage dapat dilihat dari dua aspek, yaitu: 1) Aspek administrasi, dokumentasi, dan control Lost & damage mempunyai nilai administrasi karena isinya menyangkut laporan kehilangan atau kerusakan. Pendokumentasian ini berguna sebagai bahan pendukung pada inventarisasi akhir dan pada saat pengadaan barang baru. Data ini berfungsi juga sebagai pengendalian par stock dari barang-barang tersebut; 2) Aspek keuangan (accounting) Berkas lost & damage mempunyai nilai keuangan karena isinya dapat dijadikan sebagai bahan untuk menetapkan biaya dari barang yang hilang maupun rusak. Ini menjadi dasar pengurangan nilai atau alokasi sisa lost & breakage tahunan. Tanpa adanya bukti catatan kehilangan dan kerusakan yang jelas, maka laporan lost & damage tidak dapat dipertanggungjawabkan.
Expenses control
Dalam operasional harian hotel, banyak barang-barang yang diperlukan, seperti guest supplies, cleaning supplies, printing stationary ataupun paper supplies. Untuk menjaga supaya pengeluaran tidak melebihi anggaran yang sudah ditetapkan, maka dibutuhkan suatu sistem atau cara pengontrolan pengeluaran yang ada di masing-masing departemen.
Semua pengeluaran dimasukkan ke dalam suatu format yang dikontrol setiap minggu atau setiap 10 (sepuluh) hari sekali. Pengontrolan ini dilakukan dengan cara membandingkan pengeluaran yang ada di lapangan dengan anggaran yang sudah dibuat. Di sini, kejelian seseorang sangat dibutuhkan untuk melihat dan mengontrol semua pengeluaran yang ada.
Bin card
Bin card merupakan sebuah dokumen atau format berbentuk kartu untuk memantau dan mencatat persediaan barang yang masuk ataupun keluar di gudang (tempat tersedianya persediaan). Pelaporan ketika ada barang masuk atau keluar harus disertai dengan ditandatangani atau paraf. Keberadaan bin card juga akan memudahkan petugas dalam melakukan inventarisasi dan pengontrolan stock barang (barang yang harus selalu dalam keadaan seimbang).
Jenis–jenis laporan pengendalian biaya oleh cost controller hotel
Menurut Orbani (2017:17) Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian yang merupakan salah satu fungsi manajemen yang berupa penilaian (evaluasi), bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke standar operasional prosedur yang benar dengan tujuan yang telah ditetapkan. Berikut beberapa tinjauan tentang jenis-jenis laporan pengendalian biaya oleh seorang cost controller di hotel:
- Daily food & beverage cost adalah bentuk laporan harian yang dibuat oleh cost controller untuk mengendalikan food & beverage cost agar tidak terlanjur meningkat. Karena jika terjadi pada hari ini merupakan peringatan besok hari untuk tidak terlalu banyak membeli atau memesan makanan atau minuman yang disimpan di gudang. Dua komponen yang sangat berpengaruh terhadap daily food & beverage cost adalah direct purchase dan store requisition. Setiap hari kedua komponen tersebut di jumlah nilai rupiahnya oleh cost controller. Selain itu cost control memperhitungkan beberapa hal misalnya : transfer ke bar dan makanan karyawan (staff meals), compliment dan sebagainya. Kemudian dari accounting akan diperoleh daily food & beverage sales. Setelah itu dibuat ratio antara cost of food & beverage sold dengan food & beverage sales. Untuk mencari cost ratio rumus yang digunakan adalah sebagai berikut:
Food Cost Persentage = (Cost of Food Sold / Net Food Revenue) X 100% - Food & beverage reconciliation Untuk mengetahui apakah food & beverage cost sudah sesuai dengan yang diharapkan maka dibuatkan food & beverage cost reconciliation sebab bisa saja terjadi kesalahan selama periode tertentu. Food & beverage cost reconciliation didasari atas inventory terhadap makanan dan minuman yang dikenal dengan sebutan actual food and beverage cost. Untuk mengetahui cost of food sold maka dapat menggunakan rumus sebagai berikut :
Total Food Available = Opening Inventory + Purchase
Gross cost Available = Total Food Available – Closing inventory
Cost of Food Sold = Gross cost Available – Total Adjustment Food
Referensi:
Aji, Prakoso, Prasetyo. 2017. Front Office Praktis Administrasi dan Prosedur Kerja. Yogyakarta: Gava Media.
Anthony, Hermanson. 1993. Akuntansi Manajemen. Edisi ketiga, Jakarta: Rineka Cipta.
Chikitasari, Sisilia. 2018. Evaluasi Pengendalian Internal Sistem Persediaan Pada Midtown Hotel Surabaya.
Duyo, Sheila F. 2013. Analisis Cost Volume Profit Untuk Perencanaan Laba Pada Hotel Sintesa Peninsula Manado.
Hartati, S.E, M.M. Neneng. 2017. Akuntansi Biaya. Cetakan pertama. Bandung: Pustaka Setia.
Hery. 2013. Teori Akuntansi. Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Immanuel, Purba, Panji. 2016. Analisis Pengendalian Biaya Makanan Pada Kuta Central Park Hotel Kabupaten Badung-Bali.
James D. Wilson dan Jhon B. Campbell. 1997. Controllership Tugas Akuntan Manajemen, Terjemahan Tjintjin Felix Tjendra. Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Cetakan Ketiga. Jakarta: Salemba Empat.
_______. 2005. Akuntansi Biaya. Edisi kelima. Yogyakarta: UPPAMP YKPN Universitas Gajah Mada.
_______. 2014. Akuntansi Biaya. Edisi Kelima. Cetakan keduabelas. Yogyakarta: UPPSTIM YKPN.
_______. 2016. Sistem Akuntansi. Edisi keempat. Salemba empat.
Munandar. 2001. Budgeting Perencanaan Kerja, Pengkoordinasi Kerja, Pengawasan Kerja. Edisi Pertama. Yogyakarta: BPFE UGM.
Munawir, S. akuntan. 2016. Analisa Laporan Keuangan. dosen fakultas ekonomi universitas gajah mada Yogyakarta. Edisi keempat. Yogyakarta : Liberty.
Orbani, Ludfi. 2017. HOUSEKEEPING PASSPORT Manajemen Operasional Housekeeping Lanjut. Edisi 1. Yogyakarta: andi offset. Wiyasha, IBM. 2007. Akuntansi Manajemen Untuk Hotel Dan Restoran. Yogyakarta: Andi.