Author:
Ita Megasari, S.E., M.S.A.
Dosen: Akuntansi
Dengan perubahan dunia industri yang semakin cepat, tuntutan kerja yang diinginkan perusahaan juga semakin banyak. Oleh karenanya perlu dukungan lingkungan kerja yang nyaman dan mengedepankan prinsip efektivitas kerja, efisiensi, produktivitas dan keselamatan kerja agar output yang dihasilkan dapat memenuhi standar yang telah ditetapkan. Salah satu upaya yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah melalui metode 5R atau 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke) yang merupakan budaya kerja negara Jepang untuk memberikan solusi dalam mengatasi problem housekeeping. Konsep 5R ini merupakan konsep pemanfaatan tempat kerja yang mencakup peralatan, dokumen, bangunan atau ruangan untuk menciptakan suasana kerja yang nyaman, area kerja yang rapi dan displin kerja. Implementasi 5R perlu diterapkan di perusahaan dengan tujuan: (a) meningkatkan efisiensi kerja, (b) meningkatkan produktivitas, (c) meningkatkan kualitas kerja, (4) meningkatkan kinerja keselamatan dan kesehatan kerja, (e) meningkatkan rasa kedisiplinan, dan (f) meningkatkan citra perusahaan.
Prinsip kerja 5R berhubungan pula dengan pengelolaan SDM yang merupakan faktor penting dalam suatu perusahaan, sehingga tujuan dan sasaran perusahaan dapat tercapai sesuai dengan yang ditetapkan. Walaupun awalnya banyak yang beranggapan 5R hanya sebatas program bersih-bersih, namun seiring perkembangan jaman telah terbukti sistem 5R ini diterapkan dengan sungguh-sungguh, sistematik, dan tepat sasaran. Karena peranan 5R secara langsung dapat menciptakan budaya kerja produktif yang cukup signifikan. Untuk menjalankan konsep 5R ini diperlukan adanya komitmen bersama dan dukungan penuh yang konsisten mulai dari level top manajemen hingga staf. Berikut penjelasan masing-masing S pada 5R menurut Osada (1995) yaitu
- Seiri (Ringkas), artinya mengatur segala sesuatu, memilah sesuai dengan aturan atau prinsip tertentu yang ditetapkan baik berdasarkan yang diperlakukan dengan yang tidak diperlukan dan klasifikasi. Contoh yang dapat diterapkan dalam lingkungan kerja adalah dengan membiasakan menyimpan atau mengumpulkan barang-barang yang nantinya tidak tahu kapan barang-barang tersebut digunakan kembali. Namun kebiasaan ini akan membutuhkan ruang yang luas untuk menampung barang-barang tersebut.
- Seiton (Rapi), artinya menyimpan barang ditempat yang tepat atau seharusnya dengan tujuan untuk mengurangi waktu proses karena pencarian. Contoh yang dapat diterapkan dalam lingkungan kerja adalah dengan mengatur barang-barang pada tempat yang telah disiapkan agar mudah diakses (dengan memberi label-label/ kode warna dan peta, meletakkan barang yang ringan di bagian atas dan barang berat di bagian bawah), dan lebih efektif.
- Seiso (Resik), artinya pembersihan barang-barang atau area kerja menjadi bersih dan bebas dari kotoran dan sampah yang dapat mengganggu kelancaran proses produksi. Contoh yang dapat diterapkan dalam lingkungan kerja adalah membersihkan bagian dari langit-langit di ruang kerja, kaca, dan dilanjutkan ke lantai. Meja, kursi, lemari dan peralatan kerja lainnya bebas dari kotoran atau debu, penggantian barang atau peralatan (seperti bolpoin, kabel, dll) yang sudah tidak layak untuk digunakan.
- Seiketsu (Rawat),artinya pemantapan yaitu pemeliharaan secara terus menerus dan berulang-ulang dari 3S sebelumnya yang dilakukan yaitu pemilahan, penataan, dan pembersihan. Contoh yang dapat diterapkan dalam lingkungan kerja adalah membuat standar, seperti label warna atau garis demarkasi di area kerja untuk dijadikan acuan oleh seluruh karyawan. Sebaiknya standar yang telah dibuat disahkan dan diletakkan pada area yang mudah dilihat oleh seluruh karyawan.
- Shitsuke (Rajin), artinya pembiasaan mengenai disiplin dan pembentukan perilaku secara benar dan baik di tempat kerja. Salah satu caranya adalah dengan merancang daftar periksa atau checksheet yang juga merupakan bentuk pengawasan dari pelaksanaan 5R. Contoh yang dapat diterapkan dalam lingkungan kerja adalah (a) mengembangkan kesadaran karyawan, (b) audit 5R atau inspeksi, (c) diadakan lomba 5R antar departemen atau unit, (d) kampanye 5R (rambu, spanduk dll).
Tahapan strategi yang efektif dalam pelaksanaan konsep 5R dimulai dalam konteks perusahaan secara kolektif diseluruh unit/departemen yaitu:
(a) Membentuk team 5R yang berasal dari berbagai unit atau departemen. Anggota team 5R harus terorganisir dengan baik dan dibekali dengan pemahaman yang memadai tentang implementasi 5R yang sistematis dan tepat sasaran. Caranya adalah mendatangkan trainer dari luar perusahaan untuk melakukan pelatihan 5R agar pemahaman implementasi 5R dapat optimal,
(b) Merancang sistem pelaksanaan 5R sesuai dengan kondisi riil di perusahaan, dengan cara melakukan observasi di lapangan dan evaluasi atas situasi kerja secara langsung agar sesuai dengan kondisi kerja perusahaan sesungguhnya,
(c) Percobaan penerapan 5R pada salah satu unit/departemen dan pelaksanaannya dapat dilakukan dengan melibatkan beberapa pihak dari lintas karyawan. Dari hasil percobaan ini dapat dilihat apakah semua aktivitas yang dilakukan sudah efektif atau tidak, baik dari sisi faktor manusia, alat, metode kerja, lingkungan kerja dan penyimpangan material yang kurang baik sehingga dapat diketahui sumber yang menyebabkan pemborosan. Tim 5R yang terlibat harus melakukan evaluasi pelaksanaan sehingga dapat diketahui kelemahan dan nantinya akan dilakukan perbaikan lebih lanjut,
(d) Menyosialisasikan penerapan 5R secara resmi oleh jajaran direksi/pimpinan kepada seluruh karyawan perusahaan. Hal ini sangat penting diperkenalkan oleh jajaran direksi/pimpinan, karena membuktikan bahwa pimpinan mendukung penuh adanya penerapan 5R ini sehingga nantinya dapat melahirkan komitmen kebersamaan yang kokoh dan berkesinambungan dalam menjalankan setiap sistem untuk memajukan perusahaan,
(e) Melakukan pelatihan 5R bagi seluruh karyawan perusahaan, dengan diawali dengan perubahan “mind set” karyawannya sehingga dapat memperkokoh komitmen setiap pihak yang menjalankan. Pelatihan ini sebaiknya dibimbing oleh instrukur atau trainer yang berpengalaman, karena pelaksanaan 5R yang sistematis akan bermuara pada sasaran yang pada akhirnya dapat menyentuh pembangunan budaya positif pada lingkungan kerja itu sendiri,
(f) Pelaksanaan audit 5R yang efektif dengan diterapkan secara terjadwal sebagai tindakan yang terkontrol dan diketahui oleh pihak terkait, namun tidak menutup pula audit 5R dilaksanakan secara mendadak oleh pihak top manajemen secara acak pada unit/departemen tertentu. Tujuan pelaksanaan audit 5R adalah memantau pelaksanaan 5R oleh karyawan secara konsisten, dan mengharapkan didapatnya umpan balik dan ide-ide karyawan,
(g) Visualisasi kinerja 5R dapat menopang pencapaian visi suatu perusahaan sesuai dengan yang diharapkan yaitu terciptanya lingkungan kerja yang bersih, rapi, terorganisir hingga dapat menciptakan disiplin karyawan. Informasi kemajuan penerapan 5R dan permasalahannya dapat disajikan dalam papan board yang mudah diakses oleh seluruh karyawan, baik mulai level top manajemen hingga staf. Informasi yang disajikan seperti: jadwal audit 5R, hasil audit 5R, kemajuan pelaksanaan 5R yang telah dicapai, laporan permasalahan yang terjadi, lokasi terjadinya permasalahan, siapa yang bertanggung jawab dalam melakukan penanggulangan atas temuan masalah, dan status pelaksanaan tindak lanjut.
Beberapa perusahaan yang telah menerapkan 5R ini menjadikannya sistem 5R menjadi salah satu komponen pertimbangan penilaian kinerja non keuangan suatu unit/departemen selain komponen keuangan. Dengan demikian unit/departemen tersebut akan menjadi lebih semangat untuk melakukan sistem 5R tanpa adanya keterpaksaan dari karyawan yang melakukannya, bahkan menjadi budaya didalam unit/departemen tersebut. Apalagi dengan sistem reward atas kinerja unit/departemen yang diberikan oleh perusahaan atas prestasinya dalam mencapai hasil yang telah ditetapkan sebelumnya. Pada intinya kunci penerapan sistem 5R di perusahaan adalah adanya komitmen tertulis dari manajemen dan kepedulian seluruh karyawan perusahaan terhadap lingkungan kerjanya, serta pelaksanaan 5R secara konsisten dan berkesinambungan.
Referensi:
Darmawansaputra. 2015. Artikel Membangun Budaya 5R di Area Kerja.
Osada, 2011. T. Sikap Kerja 5R. Jakarta: PPM
Sidik N., Imam. 2016. Implementasi Konsep Budaya 5R sebagai Upaya Meningkatkan Kinerja Perusahaan dari Sisi Non Keuangan.