PENGELOLAAN INVENTORY DI HOTEL

Author: R. Paulus Widyalasmono Widjanarko Soetisna, S.ST.Par., M.Par.

Dosen: Pengelolaan Perhotelan

Housekeeping merupakan salah satu department yang bertanggung jawab dan mengawasi inventaris yang meliputi barang yang tidak habis pakai atau recycled items dan barang-barang yang habis pakai atau non recycled items.Recycled item meliputi:

1. Linen
2. Uniform Employee
3. Barang yang di pinjamkan ke tamu
4. Beberapa jenis mesin dan peralatan.

Non ecycled item meliputi:

1. Guest amenities
2. Guest supplies
3. Perlengkapan kebersihan
4. Peralatan kecil

Salah satu tugas penting dn yang paling utama dalam pengelolaan inventori adalah dapat mempertahan kan jumlah par stock yang ada untuk semua item yang di inventori.Prosedur pengawasan inventori yang baik untuk barang-barang khusus yang harus di jaga oleh department housekeeping adalah:

1. Inventori Par stock

Jumlah persediaan linen yang di perlukan dalam operational sebuah hotel.Jadi par stock merupakan jumlah kelipatan dari jumlah satu kali pemakaian.

2. Menetapkan Par Level Linen

Linen par stock adalah jumlah persediaan linen yang di perlukan dalam operational suatu hotel.Jadi par stock merupakan jumlah kelipatan dari jumlah satu kali pemakaian.

Ada beberapa pertimbangan dalam menetapkan linen par stock, diantaranya:

1. Rata- rata tingkat hunian kamar di hotel
2. Standard pemakaian.
3. Kemampuan laundry dalam menyelesaikan cucian.

Linen par stock umumnya berkisar atara 3 sampai 5 par stock atau tergantung dari kemampuan hotel tersebut.Dimana minimal par stock yaitu 3 par stock,dengan perhitungan:

1. 1 par ter set up di kamar
2. 1 par di Laundry
3. 1 par di storage

3. Pengawasan inventori linen

Laporan tentang hunian yang di buat oleh Front Office tentu dapat di gunakan sebagai acuan untuk menentukan jumlah distribusi linen untuk masing-masing pantry yang ada di setiap lantai kamar.Melalui laporan ini dapat dibuat daftar distribusi linen yang di butuhkan selama operational hotel yang sedang berjalan.Dari daftar ini dapat di ketahui jumlah linen yang di butuhkan dari jumlah kamar yang terjual.

Di sini sangat di butuhkan kerjasama Room Attendant dan petugas Laundry untuk mencatat jumlah linen yang kotor yang berasal dari kamar tamu dan di serahkan ke pihak Laundry. Jumlah linen yang kotor harus sesuai atau seimbang dengan jumlah kamar yang terjual di suatu Lantai.

4. Catatan Linen Yang Rusak

Catatan untuk semua linen yang rusak yang tidak terpakai lagi harus di perhatikan.Dengan adanya catatan linen yang rusak dapat mempermudah untuk pengajuan pembelian Linen yang baru lagi berdasarkan stock linen yang rusak.

5. Inventori Fisik Linen

Penghitungan secara lengkap harus dilaksanakan secara lengkap dan sesering mungkin,seperti penghitungan dalam seminggu atau sebulan.Ini akan menjadi penting buat management khususnya seorang Housekeeper untuk pengawasan biaya atau Budget dari suatu department agar dapat memonitor anggaran di department yang di pimpinnya.Sehingga seorang Housekeeper  dapat menentukan jenis dan jumlah linen yang di perlukan untuk mengganti stock yang hilang atau rusak agar par level nya dapat termonitor dengan baik.Dimana dengan menjalankan hal seperti ini dapat membantu untuk memenuhi kebutuhan linen hotel,apalagi di saat hotel tersebut kamarnya banyak yang terisi.

6. Daftar Pengontrol Inventory Linen

Jumlah keseluruhan dari inventori on the spot di pindahkan ke master control Chart atau inventory form dimana dalam form tersebut sudah tertera tanggal,jumlah linen yang rusak,jumlah linen yang spot dan lain lain.Sehingga dari data tersebut dapat di gunakan Housekeeper untuk mengetahui jumlah linen yang hilang dan rusak.Dari laporan tersebut akan di bawa dan di serah kan ke General Manager yang merupakan Pimpinan tertinggi yang ada di hotel tersebut,dan menjadi acuan untuk di bawa ke Accounting untuk di beli linen baru sebagai penggantinya.Informasi ini sangat berguna untuk mengembangkan anggaran department dan memonitor biaya.

7. Pengaturan Par Level Uniform

Untuk menjaga Stabilnya Par Level untuk Uniform,Management perlu mengetahui berapa banyak kaaryawan yang bekerja di hotel tersebut.Faktor lain yang mempengaruhi adalah distribusi permintaan ukuran yang tidak merata,pergantian karyawan dan kerusakaan yang tidak terduga di karenakan kecelakaan pada saat kerja yang mempengaruhi rusaknya uniform tersebut.Contohnya adalah disaat membersihkan kamar atau mencuci di laundry,seragam karyawan tertumpah chemical pada saat bekerja sehingga menyebabkan noda yang sulit untuk di bersihkan.Atau warna seragam yang sudah memudar yang di akibatkan karena sering dalam proses pencucian.

8. Pengawasan Inventory Uniform

Pihak Management akan menghitung atau meng inventory penggunaan seragam.Melalui perbandingan jumlah saeragam yang ada sekarang dengan jumlah penggunaan seragam tahun lalu.Sehingga dapat di ketahui seragam mana yang sudah harus di ganti karena rusak atau ukuran nya yang harus di ganti karena adanya jumlah karyawan baru yang masuk dengan ukuran uniform yang berbeda.

9. Par StockUntuk Guest Loan Items

Pihak Management juga harus menghitung jumlah barang yang di pinjamkan ke tamu agar setiap tahunnya tetap terjaga jumlah stocknya.Ini di lakukan agar bisa memenuhi kebutuhan tamu di hotel.

10. Log Book Inventori dan form Inventori

Form Inventori dan Log Book Inventory harus di siapkan oleh Masing –masing department untuk mencatat hal –hal penting, misalnya form tersebut menjelaskan tentang spesifikasi suatu alat linen, tanggal pembelian, supplier dan lain-lain.Sehingga dari data tersebut seorang Housekeeper dapat memprediksikan kapan suatu barang atau linen dapat bertahan berapa tahun dan dapat mengajukan pembelian barang yang baru lagi sesuai dengan ketahanan barang tersebut sampai berapa tahun.

Pengorganisasian Linen Kamar

Aspek-aspek dalam pengorganisasian linen kamar yang harus di perhatikan adalah:

1. Pembagian Tugas: pembagian tugas secara jelas mempunyai peranan yang sangat penting dalam penanganan sirkulasi linen, terutama pada waktu dilaksanakan inventory linen secara actual.
2. Perbaikan dan Penyusutan: kerusakan linen yang masih bisa diperbaiki sebaiknya di lakukan perbaikan.Sedangkan linen yang kondisinya sudah terlalu jelek, seperti sobek di bagian tengah, terkena noda dan sebagainya, sebaiknya di tarik dari peredaran dan di catat untuk di perhitungkan nilainya pada waktu pelaksanaan inventory.
3. Pengontrolan pada Buku pencatatan Linen: Pencatatan pengeluaran dan penerimaan linen di Linen Room harus selalu di kontrol.Dari buku pencatatan harus terlihat jumlah linen yang di distribusikan ke setiap floor section,kamar-kamar tamu serta bagian -bagian yang memerlukan.
4. Pengawasan Pelaksanaan Inventory: Dalam pelaksanaan inventory, perhitungan setiap jenis linen yang harus dilakukan dengan hati-hati dan cermat.Oleh sebab itu, harus disertai dengan pengawasan yang ketat untuk menghindar terjadinya salah perhitungan.Partisipasi dari dari semua bagian yang terlibat sangat di perlukan.

Persedian Linen Kamar

Menentukan jumlah persediaan linen kamar akan tergantung pada beberapa faktor diantaranya:

1. Frekuensi Penggantian Linen Kamar; pada umumnya hotel-hotel besar selalu mengganti setiap hari seluruh linen pada kamar-kamar yang terisi seperti: sprei, handuk dan lain sebagainya dengan yang bersih.Oleh sebab itu, hotel-hotel besar akan memerlukan jumlah persediaan linen kamar lebih banyak dibandingkan dengan hotel kecil yang biasanya tidak mengganti linen kamarnya yang terisi setiap hari.
2. Peralatan dan Perlengkapan Laundry: Peralatan dan perlengkapan pada bagian pencucian akan berpengaruh terhadap jumlah persediaan linen.Makin berkembangnya suatu peralatan Laundry yang di pakai maka pelaksanaan pencucian dapat diselesaikan dengan cepat.Oleh sebab itu, jumlah persediaan linen dapat lebih sedikit dibandingkan hotel yang hanya mempunyai peralatan Laundry yang sederhana.
3. Pemakaian Jumlah Linen Setiap Kamar: Hal lain yang perlu di pertimbangkan dalam menentukan jumlah persediaan linen kamar adalah jumlah setiap jenis linen yang di gunakan untuk setiap kamar.Sebagai contoh pemakaian sprei,ada hotel yang masih menggunakan 3 sheet,sementara itu ada juga beberapa hotel yang menggunakan 2 sheet saja.
4. Anggaran yang Tersedia: Faktor yang paling berpengaruh dalam menentukan jumlah persediaan linen kamar adalah anggaran yang tersedia.Berapapun jumlah persediaan linen yang harus disediakan, bila anggarannya tidak tersedia maka jumlah tersebut tidak akan terealisasi.